Digitální evidence majetku nahrazuje nepřehledné tabulky dynamickým systémem, kde má každá položka svou jasnou historii a aktuálního držitele. Díky personalizovanému přiřazení vybavení ke konkrétním osobám posílíte jejich osobní odpovědnost a získáte okamžitý přehled o tom, kdo využívá konkrétní hardware či licence. Proces inventur se s využitím čárových kódů nebo QR kódů zkracuje z týdnů na dny, přičemž eliminuje chyby vznikající při ručním přepisování dat. Systém vás automaticky upozorní na blížící se termíny revizí či servisních prohlídek, čímž zajišťuje bezpečnost i dlouhou životnost vašich aktiv. Klíčovou výhodou je pak hladký proces offboardingu, kdy při odchodu zaměstnance přesně víte, jaký majetek má vrátit, a můžete jej okamžitě efektivně přerozdělit dál.
Kompletní přehled o firemním majetku všech kategoríí a druhů. Evidujte drobný majetek, zařízení a stroje, virtuální majetek jako softwarové licence až po nemovitosti. Mějte veškerý firemní majetek přehledně evidovaný na jednom místě včetně jeho hodnoty, umístění a aktuálního stavu. Parametry, pole i funkce a workflow lze definovat dle typů majetku.
Provádějte pravidelné inventury rychle a efektivně díky digitálnímu přehledu majetku bez zdlouhavého papírování. Auditní stopy a invetury přesně dle zákonných povinností.
Jasná odpovědnost. Přidělujte majetek konkrétním zaměstnancům nebo pracovištím a mějte vždy jasno v tom, kdo za co zodpovídá. Automatické přiřazování majetku při onboardingu či offboardingu zaměstnanců.
Plánování servisních zásahů. Plánujte a evidujte servisní úkony a pravidelnou údržbu majetku tak, aby vše fungovalo spolehlivě a bez nečekaných výpadků. Plánuje a sledujte odeslání zařízení na servis.
Funkce hlídání revizí automaticky sleduje termíny pravidelných kontrol a revizí firemního majetku, jako jsou stroje, zařízení nebo elektrospotřebiče. Aplikace včas upozorní odpovědné osoby na blížící se nebo prošlé revize pomocí notifikací a přehledných seznamů. Díky historii provedených revizí a uloženým protokolům je zajištěna lepší evidence.
Předání i převody odpovědonsti je možné provádět pomocí protokolů, kdy každý ze zůčastněných předává nebo přebíra firemní majetek s potvrzením včetně elektronického podpisu. Rovněž je možné převádět majetek skrze různá střediska a pobočky.
Funkce tisk štítků umožňuje rychlé generování a tisk identifikačních štítků pro evidovaný firemní majetek. Štítky mohou obsahovat čárový kód, QR kód, inventární číslo nebo další důležité informace pro snadnou identifikaci zařízení. Díky jednotnému označení majetku je inventarizace, evidence i dohledání položek výrazně rychlejší a přesnější.
Synchronizace dat s vaším stávajícím ERP (Helios, K2, Abra, Money S5, SAP) díky podrobnému REST API.
Každá nová položka dostane v Centeris svoji digitální kartu. Správce majetku vyplní název, kategorii, výrobce, sériové číslo, inventární číslo, pořizovací cenu, datum zařazení a umístění. Jednotlivé parametry se mohou lišit dle typu a kategorie majetku (hardware, nehmotný majetek, nemovitosti, stroje, oblečení). Položky je možné synchronizovat s vaším stávajícím systémem (SAP, Helios, K2 apod.)
Ihned po zaevidování Centeris vygeneruje štítek s QR kódem, čárovým kódem nebo RFID tagem. Štítek se vytiskne přímo z aplikace na tiskárně etiket. Po fyzickém nalepení štítku stačí namířit telefon nebo ruční skener a zpracovat například inventuru nebo otevírat karty majetku. Při inventuře, předání, servisním zásahu nebo kontrole tak není nutné opisovat sériová čísla ani prohledávat excelovské tabulky. Jeden sken přinese kompletní informace o položce, její historii a aktuálním stavu.
Každá položka se přiřadí konkrétní odpovědné osobě nebo středisku. Centeris automaticky vygeneruje protokol o předání a převzetí, který zaměstnanec podepíše elektronicky přímo na tabletu nebo mobilu. Tím přebírá hmotnou odpovědnost za svěřený majetek a firma má právně závazný doklad. Při onboardingu nového zaměstnance systém sestaví seznam standardně přiřazovaného vybavení a celý proces předání proběhne automatizovaně s podpisem na jedno sezení. Při odchodu zaměstnance Centeris upozorní na veškerý majetek, který musí být vrácen, a vygeneruje protokol o vrácení.
Ke kartě každého majetku se připojí veškerá relevantní dokumentace: technické manuály, záruční listy, certifikáty shody, prohlášení o shodě, pojistné smlouvy. Dokumenty jsou přístupné kdekoliv a technik při servisním zásahu okamžitě ví, co smí a nesmí udělat. Systém umožňuje definovat vazby mezi položkami.
Každý stroj, elektrické zařízení nebo vozidlo podléhá zákonným revizím a pravidelným kontrolám. Centeris nastaví revizní plán přímo na kartě majetku s typem revize, intervalem a odpovědnou osobou nebo externí firmou. Systém automaticky hlídá termíny a posílá upozornění před vypršením. Po provedené revizi se výsledek a revizní zpráva přiloží ke kartě. Je tak dostupná kompletní revizní historie s datumy, výsledky a jmény revizních techniků.
Zaměstnanec nebo technik nahlásí poruchu přímo v Centeris. Naskenuje QR kód na stroji, popíše závadu. Systém vygeneruje servisní žádanku a odešle ji odpovědné osobě nebo externímu servisnímu partnerovi. Majetek se označí jako v servisu a odpovědný uživatel je informován. V průběhu opravy se sleduje stav (přijato, diagnostika, čeká na díl, opraveno), náklady na servis a termín předpokládaného vrácení. Po dokončení se servisní zpráva, faktura a záznamy o provedených pracích přiloží ke kartě majetku. Celá servisní historie je dostupná při příštím rozhodnutí: opravit znovu, nebo odepsat.
U výrobních strojů, klimatizačních jednotek, serverů nebo nabíjecích stanic Centeris umožňuje pravidelný záznam odečtů elektroměrů a spotřebičů. Technik nebo operátor zadá naměřenou hodnotu přes mobil na místě. Stačí naskenovat QR kód na zařízení a vyplnit aktuální stav. Systém zobrazuje trend spotřeby v čase, počítá průměrné hodnoty a upozorní na anomálie. Náhlý nárůst spotřeby může signalizovat poruchu nebo neoprávněné využití. Vedení má přehled o provozních nákladech každého stroje a může rozhodovat o ekonomické efektivitě. Výstupy slouží jako podklad pro energetické audity.
Místo týdnů strávených s excelovskými tabulkami Centeris zkracuje inventuru na dny nebo hodiny. Pracovníci obdrží mobilní zařízení nebo skener, vygenerují se inventurní listy pro konkrétní střediska nebo místnosti a postupně skenují QR kódy na nalezených položkách. Systém v reálném čase ukazuje, co bylo naskenováno, co chybí a co bylo nalezeno na nesprávném místě. Po dokončení Centeris automaticky vygeneruje inventurní protokol s přehledem rozdílů, potvrzením stavu a podpisy odpovědných osob. Výsledek je okamžitě dostupný pro účetní uzávěrku a daňové účely. Inventura se stane rutinní kontrolou trvající hodiny místo týdnů.
Potřebuje kolega zapůjčit projektor na týden? Stěhuje se pobočka a desítky pracovních stanic mění umístění? Centeris eviduje každý pohyb majetku s datem, důvodem a odpovědnou osobou. Zapůjčení se vytvoří jako časově omezená operace s automatickým připomínáním termínu vrácení. Při každém předání nebo přemístění systém vygeneruje předávací protokol, který obě strany elektronicky potvrdí. Žádný majetek tak neopustí evidenci bez zanechání stopy. Vedení má vždy aktuální přehled: kde se která položka nachází, kdo za ni odpovídá a jak dlouho není na svém primárním umístění.
Když je majetek opotřeben, morálně zastaralý nebo fyzicky zničen, zaměstnanec nebo správce majetku podá žádost o vyřazení. Žádost prochází schvalovacím workflow: vedoucí, majitel střediska nebo ekonom posoudí způsob vyřazení (fyzická likvidace, prodej, darování nebo odpis) a schválí nebo zamítne s odůvodněním. Po schválení systém automaticky vygeneruje protokol o vyřazení majetku dle zákonných náležitostí, ukončí sledování odpisů k datu vyřazení a exportuje záznam do účetního systému. Pokud byl majetek přiřazen zaměstnanci, Centeris automaticky zruší jeho odpovědnost a upozorní na vázané příslušenství, které je třeba vyřadit nebo přeřadit.
