Digitalizace správy služebních cest eliminuje chybovost a šetří čas všem zúčastněným. Počítá náhrady i diety podle aktuální legislativy. Z mobilu mohou zaměstnanci nahrávat účtenky přímo z terénu, čímž odpadá zdlouhavé dohledávání papírových dokladů po návratu. Manažeři získávají nástroj pro okamžité schvalování požadavků na jedno kliknutí, což výrazně zrychluje celý administrativní proces. Systém se snadno propojí s vaším účetním softwarem, takže přenos dat probíhá bezpečně a bez nutnosti duplicitního zadávání. Celkově tak získáte transparentní reporting a kontrolu nad náklady, které máte v reálném čase k dispozici pro efektivnější řízení firemního rozpočtu.
Jednoduché vyplnění. Podávejte žádosti o služební cestu rychle a jednoduše online bez posílání formulářu v excelu. Jasná evidence i schválení a vyplnění žádosti na pár kliků.
Rychlý proces. Nastavte schvalovací pravidla a nechte systém automaticky směrovat žádosti správným nadřízeným bez manuálního předávání.
Napojení na účetnictví a vyúčtování přímo z žádosti. Zpracujte cestovní náhrady a výdaje přehledně přímo v systému a eliminujte zdlouhavé ruční vyúčtování a dohledávání dokladů za ubytování nebo palivo.
Automatické vyhodnocení. Výpočet stravného, kilometrů, ubytování či zahraničních sazeb podle platné legislativy.
Centeris se přizpůsobí vašim firemním procesům i organizační struktuře. Lze definovat ceny paliv výši amortizace, způsob výpočtu stravného nebo kapesného přesně dle zákona. Snadno si vše nastavíte i když se zrovna změní způsob vyúčtování cestovních příkazů na základě nové vyhlášky. Systém rozlišuje soukromá i firemní vozidla, řeší logiku stravného i vyplácení záloh, počítá se spolucestujícím, kapesným a nástrahami, které vás pomou při práci s cestovním příkazem potkat. Jakékoli pole lze upravit na míru nebo do něj automaticky nahrávat data z vašich externích zdrojů (např. seznam vozidel nebo zaměstnanců).
Služební cesta začíná založením příkazu/žádanky, ať už ji zakládá zaměstnanec, nebo nadřízený. Počítá se všemi potřebnými parametry jakou jsou cíl cesty, délka pobytu, způsob dopravy, vyplácení záloh, rezervací vozu apod. Žádanka může osahovat automatizace a automatické plnění dat na základě stanovených pravidel nebo díky integracím na vaše stávající systémy, abyste nemuseli nic přepisovat 2x.
Výpočty položek jako jsou stravné probíhají v systému automaticky dle platných zákonů a nastavení proměnných jako je např. cena paliva. Systém počítá s workflow vyplácení zálohy a schvalovací workflow dodrží přesně dle vaší organizační struktury.
Mějte kontrolu i v terénu. Nadřízení mohou sledovat průběžné výdaje nebo kontrolovat stav cesty. Díky integraci na GPS jednotky vidíte pohyb firemních vozů a v přehledném dashboardu máte okamžitý report o všech probíhajících vyúčtováních.
Konec schovávání zmuchlaných účtenek. Zaměstnanec jednoduše vyfotí doklad za hotel či oběd mobilem. Integrovaná AI účtenku bleskově přečte, překonvertuje data do systému a spáruje je s cestovním příkazem. Zbytek (diety, náhrady) systém dopočítá automaticky na základě legislativy. Dokumenty a data tak má účetní přímo u konkrétního příkazu a nemusí je na poslední chvíly shánět od zaměstnanců a přepisovat data do systému.
Po skončení cesty se protokol odešle ke schválení. Jedním kliknutím vznikne kompletní vyúčtování v souladu s platnou legislativou. Data nemusíte nikam přepisovat – díky hotovým integracím Centeris odešle vše přímo do vašeho účetního systému (POHODA, MONEY, ABRA, HELIOS, K2 a další). Hotovo.
