Podepisujte firemní dokumenty elektronicky

Zařaďte do procesů elektronický podpis a uspořte tak tisíce hodin oproti zastaralým procesům a práci s dokumenty

Elektronické podepisování dokumentů s právní platností přímo v Centeris

Vyzkoušet ZDARMA

Jak to funguje?

Elektronické podepisování dokumentů

Klíčové vlastnosti nástroje Elektronické podepisování dokumentů

Modul Elektronické podepisování dokumentů odstraňuje nutnost tisknout, skenovat a fyzicky podepisovat smlouvy, souhlasy nebo interní formuláře. Každý dokument se podepíše digitálně přímo v systému, přiřadí se ke správnému záznamu a okamžitě se archivuje s auditní stopou. Vaše firma získá rychlejší schvalování, nižší administrativní zátěž a plný soulad s legislativou – včetně nařízení eIDAS a GDPR.

Právně závazný podpis

Elektronické podpisy v Centeris splňují požadavky nařízení eIDAS a jsou právně rovnocenné vlastnoručnímu podpisu. Platnost podpisu je ověřitelná a nezpochybnitelná.

Podpis z mobilu i PC

Signatář obdrží výzvu e-mailem nebo notifikací a dokument podepíše odkudkoli – z počítače, tabletu nebo chytrého telefonu. Není potřeba žádná instalace ani čipová karta.

Automatická archivace

Podepsaný dokument se okamžitě uloží do správného záznamu v systému a je dostupný oprávněným osobám kdykoli. Žádné hledání v e-mailech ani sdílených složkách.

Auditní stopa podepisování

Systém zaznamenává, kdo, kdy a z jakého zařízení dokument podepsal. Kompletní auditní log je k dispozici pro interní kontroly i případné právní účely.

Intuitivní ovládání
a důležité funkce k ruce

Bezpečný provoz
Auditní stopa
REST API
Digi podpis

Mobil i desktop
Export a import
AI agenti
OCR

Modul Elektronické podepisování dokumentů je přímo propojen na další nástroje a procesy

Evidence zaměstnanců Nábor zaměstnanců E-learning a školení Docházka Souhlas s elektronickou komunikací Firemní dotazníky Evidence směrnic Evidence majetku Evidence smluv

Časté dotazy k řešení Elektronické podepisování dokumentů

Co konkrétně modul Elektronické podepisování dokumentů v Centeris umí?

Modul umožňuje odeslat jakýkoli dokument k elektronickému podpisu přímo z prostředí Centeris – jednomu nebo více signatářům zároveň. Signatář obdrží výzvu e-mailem, dokument otevře v prohlížeči a podepíše jej bez nutnosti instalace jakéhokoli softwaru. Podepsaný dokument se automaticky uloží ke správnému záznamu v systému, ať jde o smlouvu, pracovní dohodu, souhlas nebo interní formulář.
Je elektronický podpis vytvořený v Centeris právně závazný?

Ano. Elektronické podpisy v Centeris jsou v souladu s nařízením Evropského parlamentu eIDAS, které stanovuje právní rovnocennost elektronického a vlastnoručního podpisu v celé EU. Platnost každého podpisu je ověřitelná a systém ukládá certifikát spolu s časovým razítkem a identifikačními údaji signatáře. Pro dokumenty vyžadující kvalifikovaný elektronický podpis (například notářské záznamy) doporučujeme konzultaci s právním oddělením.
Pro jaké typy dokumentů a firmy je modul vhodný?

Modul je vhodný pro jakoukoli firmu, která pravidelně podepisuje smlouvy, pracovní dohody, obchodní nabídky, souhlasy nebo interní předpisy. Největší přínos ocení HR oddělení při nástupu zaměstnanců, obchodní týmy při uzavírání smluv se zákazníky a administrativa při správě směrnic a souhlasů. Modul je navržen tak, aby ho mohl používat každý zaměstnanec bez technických znalostí.
Lze modul propojit s naším stávajícím dokumentovým systémem nebo CRM?

Centeris disponuje REST API, které umožňuje propojení s externími systémy – DMS, CRM nebo ERP. V rámci platformy Centeris je podepisování nativně propojeno s moduly Evidence smluv, Nábor zaměstnanců, CRM a dalšími, takže dokumenty putují správným workflow automaticky. Integraci do vašeho prostředí připravíme v rámci standardní implementace, která trvá 14 dní.
Jak je zajištěna bezpečnost podpisů a ochrana osobních údajů signatářů?

Veškerá komunikace i uložená data jsou šifrována. Každý podpis je opatřen časovým razítkem a certifikátem, který garantuje integritu dokumentu – jakákoli změna po podpisu je okamžitě detekovatelná. Zpracování osobních údajů signatářů probíhá v souladu s GDPR a Centeris umožňuje nastavit dobu archivace dokumentů dle vnitřních pravidel vaší firmy.