Cestovní příkazy: 6 chyb, za které firmy platí zbytečné pokuty

Sazby 2026: co se změnilo a kdy platí která vyhláška

Od 1. ledna 2026 platí nové sazby tuzemských náhrad a stravného podle vyhlášky č. 573/2025 Sb. To ale není všechno. Od 1. června 2026 vstoupila v platnost mimořádná vyhláška č. 78/2026 Sb., která skokově zvýšila průměrnou cenu nafty pro výpočet náhrad – z 34,10 Kč/l na 44,50 Kč/l.

Klíčové pravidlo, na které se zapomíná: vždy použijte sazbu platnou v den uskutečnění cesty, nikoli v den odevzdání vyúčtování. Pokud zaměstnanec jel dieselovým autem v květnu, počítáte ještě se starou sazbou. Od června platí ta nová.

Tip: Nastavte si v kalendáři upomínky na každou změnu vyhlášky a přiložte k interní metodice vždy aktuální tabulku sazeb s datem platnosti.

Soukromé vs. služební auto: kdo má nárok na co

Tady se chybuje opravdu hodně. Pravidla jsou přitom jasná:

• Soukromé auto: zaměstnanci náleží základní náhrada za opotřebení (v roce 2026 je to 5,90 Kč za každý ujetý kilometr pro osobní automobily) plus náhrada za spotřebované palivo. Tu lze doložit účtenkou, nebo se vypočítá z kombinované spotřeby v technickém průkazu a vyhláškových cen pohonných hmot.
• Služební auto: zaměstnanec nemá nárok na žádnou amortizaci ani vyhláškové náhrady za palivo – veškeré náklady nese přímo firma.
• Pozor navíc: pokud zaměstnanec používá služební auto i k soukromým účelům (včetně cest z domova do práce), musí mu zaměstnavatel přidaňovat 1 % vstupní ceny vozidla k hrubé mzdě. U elektromobilů je to pouze 0,5 %.

Tip: Evidujte u každého cestovního příkazu přesný typ vozidla (SPZ, vlastnictví), kombinovanou spotřebu a způsob doložení paliva. Záměna těchto dvou režimů je při kontrole jednou z prvních věcí, na které se kontroloři zaměřují.

Spolucestující: záměna rolí přijde draho

Scénář z praxe: tři obchodníci jedou na jednání soukromým autem jednoho z nich. Všichni tři si uplatní náhradu za kilometry a palivo. To je nelegální.

Náhrada za vozidlo (amortizace + palivo) náleží výhradně vlastníkovi a řidiči vozidla. Ostatní spolucestující mají nárok pouze na stravné – za podmínky, že délka cesty příslušnou časovou hranici přesáhne.

Tip: V cestovním příkazu explicitně rozlišujte role. Řidič a spolucestující by měli být vždy jasně označeni a vyúčtování každého z nich musí odpovídat jeho roli – ne tomu, kdo byl při vyplňování formuláře nejvíce sebevědomý.

Kombinované cesty a přesný čas překročení hranic

Pokud zaměstnanec cestuje přes hranice (například na jednání v Německu nebo na Slovensku), stravné se počítá ve dvou složkách:

• Za dobu strávenou na území ČR platí tuzemské stravné v korunách (pokud délka cesty přesáhne 5 hodin).
• Od okamžiku překročení hranice začíná běžet zahraniční stravné v příslušné měně a sazbě. Pro rok 2026: Německo 50 €, Slovensko 40 €.

Přesný čas překročení hranice musí zaměstnanec v cesťáku uvést. Bez tohoto údaje nelze správně spočítat ani jednu složku stravného.

Při výdajích v cizích měnách platí přesná metodika: přepočet probíhá vždy přes českou korunu, s využitím kurzů České národní banky platných v den vyplacení zálohy nebo v den zahájení cesty. Přímé přepočty například z eur na zlotý nejsou přípustné.

Tip: Archivujte kurzy ČNB k datu zálohy nebo zahájení cesty. Při kontrole budete muset doložit, jaký kurz jste použili – „přibližně platný v ten den" nestačí.

Kapesné: nejčastější mýtus v českých účtárnách

Zákoník práce v § 180 umožňuje poskytnout zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě kapesné až do výše 40 % zahraničního stravného. Jde o daňově osvobozený benefit, který se nevykazuje na mzdovém listu.

Rozšířená chyba: účetní kapesné krátí, pokud měl zaměstnanec na cestě bezplatné jídlo – například snídani v hotelu. Jenže to je špatně.

Kapesné se vždy počítá z nekrácené výše zahraničního stravného, tedy čistě podle délky pobytu v zahraničí. Ministerstvo práce a sociálních věcí i Komora daňových poradců toto pravidlo potvrdily opakovaně. Kapesné navíc můžete poskytnout i tehdy, kdy zaměstnanci kvůli plné bezplatné stravě na stravné nevznikl vůbec žádný nárok.

Tip: Pokud nabízíte kapesné jako benefit, nastavte ho jako pevné procento ze základního zahraničního stravného dle délky pobytu. Žádné složité krácení podle jídel – to se kapesného netýká.

Krácení stravného na teambuildingu: hromadná akce, individuální výpočet

Firemní výjezd s plnou penzí vypadá organizačně jednoduše. Pro HR a účetní je to ale mnohdy čistý organizační očistec, protože každý účastník musí mít individuálně spočítané stravné.

Krácení stravného za bezplatně poskytnutá jídla funguje takto:

• Cesta 5–12 hodin: stravné se krátí o 70 % za každé bezplatné jídlo (snídani, oběd, večeři).
• Cesta 12–18 hodin: krácení je 35 % za každé bezplatné jídlo.
• Cesta nad 18 hodin: krácení je 25 % za každé bezplatné jídlo.

Pokud zaměstnanec na kratší cestě (5–12 h) dostane zdarma dvě jídla, nárok na stravné mu zaniká úplně. Klíčový háček: každý účastník mohl odjíždět v jiný čas a mít jiný počet zajištěných jídel. Hromadná akce tedy neznamená, že všichni dostanou stejné stravné.

Tip: Před hromadnou akcí si připravte přehlednou tabulku: čas odjezdu každého zaměstnance, typ dopravy a seznam zajištěných jídel. Bez toho budete výpočty dělat dvakrát – a jednou pravděpodobně špatně.

Archivace cesťáků: termopapír vás při kontrole nezachrání

Cestovní příkazy a k nim doložené účtenky jsou plnohodnotnými účetními a daňovými doklady, které musíte ze zákona uchovávat pro případ kontroly finančního úřadu. Jenže termopapírové účtenky z benzínek nebo parkovacích automatů časem vyblednou – po dvou až třech letech z nich přečtete jen mlhavý otisk.

Zákon přitom nepředepisuje pevnou fyzickou formu těchto dokladů. Digitalizovaná kopie účtenky (foto, scan) přiložená k elektronickému vyúčtování je plnohodnotným dokladem pro účetnictví.

A ještě jedna věc: zaměstnanci mají zákonem stanovenou lhůtu – písemné doklady k vyúčtování musí dodat do 10 pracovních dnů od ukončení cesty. Pokud to nedodrží, firma nemůže náhrady bezpečně a včas proplatit.

Tip: Zaveďte pravidlo, že zaměstnanec fotí účtenku ihned při platbě a přímo ji připojuje k cesťáku. Papirem se zabývejte až jako záložní variantou, ne jako primárním dokladem.