Co říká zákoník práce o elektronickém podepisování
Novelou zákoníku práce (zákon č. 281/2023 Sb.), která vstoupila v platnost v říjnu 2023, zákonodárci výslovně zakotvili možnost uzavírat pracovní smlouvy a dohody o provedení práce nebo pracovní činnosti elektronicky. Žádná zvláštní technická podmínka tu přitom není – pro pracovní smlouvu zákon nepožaduje kvalifikovaný ani zaručený podpis.
Jinými slovy: pokud si s uchazečem smlouvu domluvíte emailem nebo přes digitální platformu, je to právně platné. Jedinou zákonnou povinností je zaslat zaměstnanci vyhotovení smlouvy na jeho soukromý e-mail. A pozor na lhůtu: zaměstnanec má 7 dní na to, aby od elektronicky uzavřené smlouvy odstoupil, pokud ještě nenastoupil do práce.
Tohle pravidlo platí pro oboustranné pracovněprávní dokumenty – tedy smlouvy a dohody, kde obě strany vyjadřují souhlas. U jednostranných aktů jako výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru jsou požadavky jiné, a o těch si povíme níže.
Typy elektronických podpisů: který kdy použít
Než skočíte do praxe, potřebujete rozumět třem úrovním podpisů, které česká legislativa (vycházející z evropského nařízení eIDAS č. 910/2014) rozlišuje:
- Prostý elektronický podpis: jakákoliv elektronická data sloužící k identifikaci podepisující osoby. Prakticky to může být odsouhlasení v emailu, zaškrtnuté pole ve formuláři nebo vložený obrázek podpisu do PDF. Pro pracovní smlouvy a DPP/DPČ tato úroveň stačí.
- Zaručený elektronický podpis: jednoznačně spojen s konkrétní osobou, umožňuje detekci změny dokumentu po podpisu. Vyšší bezpečnostní standard, ale pro běžné pracovní smlouvy zákon nevyžaduje.
- Uznávaný elektronický podpis: zaručený elektronický podpis doplněný o kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovanou certifikační autoritou (např. PostSignum, I.CA). Tuto úroveň zákon vyžaduje u dokumentů, které zaměstnavatel doručuje jednostranně a "do vlastních rukou" – tedy výpovědi, okamžité zrušení pracovního poměru nebo vytýkací dopis.
Zjednodušeně řečeno: smlouvu podepíšete s klidem i přes prostý elektronický podpis. Výpověď nebo zrušení smlouvy ale vyžadují uznávaný podpis – a navíc souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním.
Krok za krokem: jak podepsat pracovní smlouvu elektronicky
Nastavit elektronické podepisování pracovní smlouvy je záležitost na jedno odpoledne. Tady je postup, který funguje:
- Připravte smlouvu v digitálním formátu (PDF nebo Word). Šablonu si jednou nastavíte a pak ji jen doplňujete.
- Zvolte způsob podpisu. Pro pracovní smlouvy stačí prostý elektronický podpis – tedy zaslání dokumentu emailem s akceptací, nebo použití platformy pro elektronické podpisy (eSigno, Signi a další), kde uchazeč kliknutím potvrdí souhlas.
- Pošlete podepsanou smlouvu zaměstnanci na jeho soukromý e-mail. Tohle je zákonná podmínka – pracovní adresa nestačí.
- Uložte podepsaný dokument do archivu. Elektronicky podepsaný dokument musíte být schopni kdykoliv doložit, ideálně v systému s auditní stopou a verzováním.
- Evidujte 7denní lhůtu pro odstoupení. Pokud zaměstnanec ještě nenastoupil, může od smlouvy bez udání důvodu odstoupit. HR systém vám na to může automaticky upozornit.
Celý proces se dá nastavit tak, aby HR vůbec nemuselo nic tisknout ani skenovat – od odeslání návrhu smlouvy přes podpis až po archivaci jde všechno digitálně.
Na co si dát pozor při doručování dokumentů zaměstnancům
Tady se skrývá nejčastější chyba. Mnoho firem si myslí, že jakmile zavedou elektronické podepisování smluv, mohou takto doručovat i výpovědi nebo jiné jednostranné dokumenty. To ale není automatické.
Pro elektronické doručování písemností "do vlastních rukou" (výpověď, okamžité zrušení, mzdový výměr atd.) musí být splněny čtyři podmínky najednou:
- Zaměstnanec dal písemný souhlas s elektronickým doručováním
- Zaměstnanec sdělil zaměstnavateli svoji doručovací e-mailovou adresu
- Zaměstnavatel dokument podepsal uznávaným elektronickým podpisem
- Zaměstnanec přijetí dokumentu potvrdil svým vlastním uznávaným elektronickým podpisem
Pokud jedna z podmínek chybí, dokument se považuje za nedoručený – a to může mít vážné právní důsledky. Proto doporučujeme souhlas s elektronickou komunikací získat hned při nástupu zaměstnance jako součást onboardingové dokumentace, a mít ho uloženého v archivu.
Jak na to s Centeris
Elektronické podepisování pracovněprávních dokumentů funguje v Centeris jako přirozená součást HR workflow. Evidence zaměstnanců umí generovat dokumenty přímo z kartotéky a odesílat je k podpisu přes napojené podepisovací platformy eSigno nebo Signi. Souhlas zaměstnance s elektronickou komunikací přitom eviduje a archivuje modul Souhlas s elektronickou komunikací – takže při případné kontrole máte vše v jednom místě a dohledatelné na pár kliknutí.
Časté dotazy
-
Musí mít zaměstnanec vlastní kvalifikovaný certifikát, aby mohl podepsat pracovní smlouvu elektronicky?
Ne. Pro pracovní smlouvu a dohody (DPP, DPČ) zákon nevyžaduje uznávaný ani kvalifikovaný podpis – stačí prostý elektronický podpis. Zaměstnanec může smlouvu potvrdit například kliknutím na odkaz v emailu nebo prostým elektronickým podpisem v dokumentu. Kvalifikovaný certifikát je potřeba pouze tehdy, pokud zaměstnanec podepisuje jednostranné dokumenty doručované "do vlastních rukou" (např. výpověď ze strany zaměstnance).
-
Je elektronicky podepsaná pracovní smlouva právně platná u soudu?
Ano, pokud byla uzavřena v souladu s podmínkami zákoníku práce. Klíčové je, abyste zaměstnanci zaslali vyhotovení smlouvy na jeho soukromý e-mail a uchovali archivní kopii podepsaného dokumentu. Elektronicky podepsaný dokument s auditní stopou (záznam o tom, kdo a kdy podepsal) má před soudem srovnatelnou váhu jako papírová smlouva.
-
Může zaměstnanec od elektronicky uzavřené smlouvy odstoupit?
Ano, a toto právo mu zákon výslovně garantuje. Pokud zaměstnanec ještě nezačal pracovat, může od elektronicky uzavřené pracovní smlouvy do 7 dnů od jejího uzavření odstoupit bez udání důvodu. Po faktickém nástupu do práce toto právo zaniká a smlouva je závazná jako každá jiná.
-
Jak získat souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním, aby byl platný?
Souhlas musí být písemný a zaměstnanec v něm uvede svoji doručovací e-mailovou adresu. Nejjednodušší je zařadit souhlas do onboardingové dokumentace při nástupu – jako samostatný dokument nebo jako součást vstupního formuláře. Souhlas uschovejte v archivu, protože při doručování výpovědí nebo jiných jednostranných aktů budete muset doložit, že byl platně udělen.
-
Jaký typ elektronického podpisu potřebuje zaměstnavatel při výpovědi?
Zaměstnavatel musí výpověď nebo jiný jednostranný pracovněprávní akt podepsat uznávaným elektronickým podpisem, tedy zaručeným elektronickým podpisem doplněným o kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační autority (PostSignum, I.CA a další). Bez tohoto podpisu se dokument při elektronickém doručování považuje za nedoručený, i kdyby ho zaměstnanec fyzicky obdržel.
