Efektivní správa firemního majetku ve výrobních firmách

V Centerisu můžete vést jednoduchou evidenci majetku za účelem přehledu a inventur nebo využívat komplexního workflow a funkcí jako je hlídání revizí, management zápůjček, BOZP směrnice s vazbou na stroje, kompetence obsluhy, pomocí protokolů přiřazovat odpovědnost nebo automatizovat úkoly spojené s majetkem při onboardingu zaměstnanců.

IT manager

CFO

COO

Office Manager

Vedoucí výroby

Kontrolor kvality

Popis problému

Proč je správa majetku ve výrobních firmách kritická?

Jak to vypadá v praxi?

Ve většině firem se majetek eviduje buď v excelovských tabulkách nebo separovaných ERP systémech. Nikdo nemá celkový přehled o tom, kde se co nachází, kdo za to odpovídá nebo kdy to je potřeba kontrola či servis stroje. Inventarizace je každoroční stres plný nesrovnalostí. Chybí vazby a souvislosti ze skutečné praxe.

Proč je to třeba řešit?

S rostoucím majetkovým portfoliem přibývají povinnosti v oblasti odpisů, revizí strojů a správy licencí i ochrany dat. Firmy čelí tlaku ze strany auditorů, pojišťoven i orgánů státního dozoru. Bez centrálního systému hrozí přehlédnutí klíčových termínů, právní odpovědnost i finanční ztráty z neidentifikovaného majetku.

Co říká zákon?

Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví ukládá povinnost evidovat a odpisovat dlouhodobý hmotný i nehmotný majetek. Nařízení vlády č. 378/2001 Sb. stanovuje podmínky bezpečného provozu strojů a revizní povinnosti provozovatelů. Za porušení revizních povinností nebo nevedení evidence hrozí pokuta až 400 000 Kč.

Na co si dát pozor

Duplicitní záznamy v tabulkách vedou ke zkreslení účetních odpisů a auditních výsledků
Prošlé revize strojů a elektrozařízení mohou způsobit pracovní úraz i pojistné problémy
Zápůjčky bez podepsaného protokolu jsou právně nevymahatelné a hrozí ztráta majetku
Neidentifikovaný nebo odpojený majetek v evidenci zkresluje daňový základ firmy
Chybějící přehled o spotřebě energie neumožňuje optimalizaci nákladů ani certifikaci ISO 50001
Nekvalifikovaná obsluha stroje bez záznamu o školení zakládá přímou právní odpovědnost vedoucího

Realita ve firmách

Co se děje ve firmách bez správného řešení

Tato situace není výjimka. Znají ji správci IT, vedoucí výroby, office manažeři i CFO.

Nikdo neví, kde majetek je

Riziko: chybné odpisy a auditní neshody

Notebook leží ve skladu, ale v evidenci je přiřazen jinému zaměstnanci. Stroj byl přesunut do jiné pobočky, ale systém to neregistruje. Fyzická realita a papírová evidence se rozcházejí.

Revize se nestíhají a nikdo na ně neupozorní

Riziko: pokuta, zákaz provozu nebo pracovní úraz

Termíny revizí elektrozařízení, výtahů, tlakových nádob nebo zdvihacích zařízení jsou roztroušeny v různých tabulkách. Jeden prošlý termín může znamenat zákaz provozu nebo pojistnou událost.

Zápůjčky bez protokolu a odpovědnosti

Riziko: ztráta majetku bez právního nároku

Zaměstnanec dostane firemní telefon na ústní dohodu. Po odchodu ze zaměstnání není jasné, co vůbec svěřeno bylo. Bez podepsaného zápůjčního protokolu není co vymáhat.

Servis a plánování směn jsou bez systému

Riziko: prostoje, přetížení strojů a bezpečnostní incident

Výrobní zařízení je v servisu, ale směnový plán s tím nepočítá. Pracovníci jsou nasazeni na stroj, který není dostupný nebo ke kterému nemají certifikovanou způsobilost.

Centeris řešení

Jak to Centeris řeší od A do Z

Jeden systém pokrývá celý životní cyklus majetku od zaevidování přes zápůjčky a revize až po odpisy a vyřazení.

Centrální registr všech typů majetku

Centeris eviduje IT zařízení, výrobní stroje, vozidla, nemovitosti i nehmotný majetek v jediném systému s vlastními kategoriemi, atributy a hierarchií. Každý typ majetku má vlastní šablonu polí přizpůsobenou potřebám firmy.

Zápůjčky s protokolem a odpovědností

Každá zápůjčka je podložena digitálním protokolem s podpisem zaměstnance a přesným zápisem svěřeného majetku. Systém hlídá termíny vrácení a automaticky upozorňuje odpovědné osoby i nadřízené.

Revize, servisy a školení ke strojům

Centeris hlídá pravidelné revize, plánované servisy i povinná školení obsluhy strojů. Automatická upozornění zajistí, že žádný termín není přehlédnut, a ke každému záznamu jsou k dispozici protokoly i certifikáty.

Štítky, odpisy a RFID technologie

Centeris umožňuje přímý tisk majetkových štítků s QR kódem nebo čárovým kódem a podporuje identifikaci pomocí RFID technologie. Účetní odpisy jsou propojeny s evidencí a generují podklady pro účetnictví bez ručního přepisování.

Praktický průvodce

Jak to v praxi funguje krok za krokem

Od zaevidování nového zařízení přes přiřazení odpovědné osoby až po tisk štítku a nastavení revizního kalendáře.

Zaevidování nebo import nové položky majetku

Správce vyplní kartu majetku: typ, výrobní číslo, hodnota, zdroj pořízení a zařazení do střediska. Systém automaticky přiřadí inventární číslo. Je možné synchronizovat s vaším ERP (např. Helios, K2 a další)

Přiřazení odpovědnosti s automatizací při onboardingu

K majetku přiřadíte odpovědnou osobu s vazbou na kartu zaměstnance, kompetentní pracovníky pro obsluhu zařízení, skupiny pracovníků, dokumentaci a další položky. Při nástupu nového zaměstnance je možné proces přiřazení potřebných položek majetku automatizovat. Každá zaměstnanec tak vidí přiřazený majetek na své nástěnce.

Digitální zápůjční protokol se seznamem majetku

Tisk štítků a inventury

Jednoduchým klikem se vytiskne štítek s QR kódem nebo čárovým kódem (který snadno nalepíte na položku majetku). Volitelně lze nasadit RFID čip pro bezkontaktní identifikaci při inventarizaci. Veškére inventury mají prokazatelnou auditní stopu a historii.

Vystavení zápůjčního protokolu

Při zápůjčkách mezi zaměstannci neb pobočkami systém vygeneruje zápůjční protokol s přesným výčtem položek. Zaměstnanec protokol elektronicky podepíše a kopie se automaticky uloží k záznamu majetku i do jeho personálního spisu. Vždy víte kde zrovna se dané zařízení nachází.

Nastavení revizního a servisního kalendáře

U každého zařízení se nastaví periodicita revizí a servisních prohlídek. Systém automaticky upozorní odpovědného pracovníka i nadřízeného s dostatečným předstihem. Výsledky revizí a protokoly se archivují přímo v kartě majetku.

Dashboard přehledu majetku s odpisy a stavem revizí

Odpisy, energie a přehledový dashboard a reporting

Systém automaticky počítá účetní i daňové odpisy a generuje podklady pro účetní oddělení. Volitelně lze sledovat spotřebu energie k jednotlivým strojům. Manažerský dashboard zobrazuje stav celého portfolia majetku v reálném čase ve formě grafů a vizualizovaných dat.

Propojený ekosystém

Moduly použité v tomto příkladu řešení

Evidence majetku se přirozeně propojuje s dalšími moduly platformy Centeris.

Evidence zaměstnanců E-learning a školení Kniha úrazů Evidence směrnic Servisní systém Správa rizik Evidence majetku

Vyzkoušejte si demo zdarma

bez kredity bez závazků přístup obratem individuální nastavení

Měřitelné výsledky

Kde Centeris šetří čas, práci a riziko

Zaměřte se na hlavní časové nároky v procesu a ověřte, jak mnoho z nich může Centeris převzít.

Inventarizace a správa štítků

Kolik hodin stráví váš tým každoroční inventarizací? S QR a RFID identifikací zvládnete fyzickou inventuru zlomkem dosavadního času bez nesrovnalostí.

Sledování zápůjček a protokolů

Kolik sporných situací při odchodu zaměstnance vzniklo proto, že zápůjčka nebyla nikde zapsána? Každý protokol je uložen, podepsán a dohledatelný.

Hlídání revizí a předcházení pokutám

Kolik zaměstnanců dnes sleduje termíny revizí a jak velká je šance, že jeden přehlédnou? Centeris posílá automatická upozornění s předstihem a uchovává doklady o provedených kontrolách.

Odpisy a podklady pro účetnictví

Kolik hodin stráví účetní přepisováním dat z tabulek do podkladů pro daňové přiznání? Centeris generuje odpisové plány automaticky a exportuje je do formátů pro napojené ERP systémy.

Plánování směn a přidělování zařízení

Kolik prostojů vzniká proto, že přidělené zařízení je v servisu nebo ho obsluhovatel nemá oprávnění použít? Centeris propojí dostupnost zařízení s kompetencemi pracovníků a servisním kalendářem.

Proč Centeris?

Proč si firmy volí pro evidenci majetku právě Centeris?

Centeris není jen nástroj. Je to partner, který rozumí potřebám středních a velkých firem.

Integrace se stávajícími systémy

Centeris se napojí na váš ERP, účetní systém nebo Active Directory. Nepotřebujete měnit stávající infrastrukturu, Centeris ji rozšíří o kompletní správu majetku.

Rychlá implementace bez programátora

Šablony karet majetku, kategorie, workflow zápůjček a revizní kalendář si nastavíte sami prostřednictvím intuitivního administrátorského rozhraní bez programátora.

Právní průkaznost a audit log

Systém je navržen v souladu se zákonem o účetnictví, zákoníkem práce a revizními normami. Každá akce je zaznamenána v audit logu pro interní i externí kontroly a audity.

Česká podpora a implementace

Za každým projektem stojí český tým s hlubokou znalostí lokální legislativy a firemní praxe. Od prvního demo po spuštění vás provede dedikovaný implementation manažer.

Kdo naše řešení již využívá?