Přejít na hlavní obsah
Případová studie

HR ve firmě Cloos ušetří 7 hodin na každém nástupu nového zaměstance

Cloos Praha s.r.o prodává a servisuje robotickou svařovací techniku ze čtyř středisek. Podepsaná seznámení s dokumenty se vedla v Excelu, pracovní oblečení se přidělovalo po kusech a telefonní hotline se mezi techniky střídá nepravidelně. S Centeris propojila evidenci zaměstnanců, majetek, seznámení s dokumenty, helpdesk a plánování servisu do jednoho systému.
CLOOS logo
  • Klient
    CLOOS PRAHA, spol. s r.o.
  • Obor
    Robotická svařovací technika
  • Velikost firmy
    Přibližně 100 zaměstnanců
  • Střediska
    Nupaky, Brno, Pelhřimov, Kunín
Doručené výsledky v číslech
7 h
ušetří HR manažerka na nástupu každého nového zaměstnance.
1 h
denně ušetří automatické zakládání požadavků z e-mailů v helpdesku.
1 až 2 h
denně ušetří plánování techniků v systému místo v Excelu.
520 h
ročně ušetří firma jen na helpdesku a plánování techniků.
Výchozí stav

Nástup, majetek a služby na hotline v tabulkách

Cloos Praha má přibližně 100 zaměstnanců na čtyřech střediscích: Nupaky, Brno, Pelhřimov a Kunín. Technici jezdí k zákazníkům na servis a zároveň drží telefonickou podporu na dvou linkách, servisní a hotline. Firma nás původně oslovila kvůli prokazatelnému seznámení zaměstnanců s dokumenty a směrnicemi. Na to má Centeris hotový modul Evidence směrnic. Po prvních rozhovorech s paní Pouškovou se ukázalo, že seznámení úzce souvisí s nástupem a s majetkem. Kdo nastoupí na určitou pozici, potřebuje jinou dokumentaci a jinou sadu pracovního oblečení. Druhou oblastí byl servis. Hotline musí vždy držet aspoň jeden technik, služby se střídají nepravidelně a zakázky se často přesouvají. Plán techniků se vedl v Excelu a telefon se přesměrovával ručně, pokaždé přes požadavek na poskytovatele.
Slova klienta před zahájením implementace
„Nový zaměstnanec musí hned při nástupu dostat veškerou dokumentaci podle své pracovní pozice a potvrdit, že se s ní seznámil. K tomu dostává sadu pracovního oblečení a nechceme každou položku přiřazovat zvlášť.“
Marie Poušková, HR manažerka
Problémy

Co brzdilo nástupy a servis

Nástup zaměstnance

Seznámení s dokumenty po jednom
Podle pozice se nový člověk musí seznámit s jinými návody, předpisy a bezpečnostními listy. Seznámení se zakládalo pro každý dokument a osobu zvlášť a podepsané záznamy se vedly v Excelu.
Pracovní oblečení kus po kuse
Každý kus oblečení se přiřazoval jako samostatná položka. U každého nástupu se tak opakovala stejná ruční práce.

Majetek

Evidence majetku v tabulce
Pracovní oblečení, vozidla a svěřené pomůcky se evidovaly v Excelu. Kolik kusů je volných a kdo co používá, se dohledávalo ručně.
Stroj bez vazby na návod
Kdo pracuje třeba s vysokozdvižným vozíkem, musí znát návod k jeho obsluze. Vazbu mezi majetkem a povinným seznámením ale nebylo kde evidovat.

Servis a hotline

Ruční přesměrování hotline
Služby se mezi techniky střídají nepravidelně, občas i na pár hodin kvůli lékaři. Telefon se pokaždé přesměrovával ručně přes požadavek na poskytovatele.
Požadavky zákazníků v poště
Požadavky chodí na servisní i hotline e-mail. Zakládaly se ručně a komu patří, záviselo na plánu služeb mimo poštu.
Plán v Excelu, který se mění denně
Zakázky se často přesouvají. Plán techniků v Excelu bylo potřeba předělat a každou změnu s techniky zvlášť domluvit.
Postup

Nejdřív proces, pak software

  • 1
    Analýza, červen 2026

    Nástup, majetek a servis pohledem provozu

    S projektovým týmem klienta jsme prošli, co se děje při nástupu zaměstnance, jak se přiděluje majetek, kdo se s čím musí seznámit a jak se střídají služby na hotline. Stejně začínáme i na bezplatném auditu procesů.

  • 2
    Prováděcí dokumentace, červenec 2026

    Zadání sepsané do detailu

    Výsledky analýzy jsme sepsali do prováděcí dokumentace a rozdělili na dvě oblasti: lidé a majetek, servis a hotline. Druhá verze zapracovala připomínky paní Pouškové.

  • 3
    Konfigurace, 1. až 3. týden

    Nástup podle pracovní pozice

    Do Evidence zaměstnanců jsme doplnili středisko a pracovní pozici. Na pozici navazuje sada oblečení v modulu Majetek a skupina dokumentů v Evidenci směrnic. Stávající majetek i podepsaná seznámení jsme převedli z Excelu.

  • 4
    Modul na míru, 1. až 3. týden

    Nový modul pro plánování techniků

    Na Helpdesk se dvěma schránkami jsme napojili plánovač servisu a hotline, který jsme vytvořili na základě Plánovače směn. Kdo má službu, dostává tikety i přesměrovaný telefon přes API.

  • 5
    Předání, 3. týden

    Ověření s klíčovými uživateli

    Obě oblasti jsme předali společně jako jedno dílo, tři týdny od podpisu smlouvy. Před ostrým provozem systém otestovali klíčoví uživatelé klienta.

Řešení

Hotové moduly a jeden modul na míru

Řešení stojí na pěti propojených modulech. Nástup a majetek pokrývají Evidence zaměstnanců, Majetek a Evidence směrnic. Servis řídí Helpdesk a plánovač servisu a hotline, který jsme pro CLOOS vytvořili na míru.

Evidence zaměstnanců

Kmenová data se střediskem a pracovní pozicí. Podle pozice systém ví, jaké dokumenty a jakou sadu oblečení nový člověk potřebuje.

Evidence směrnic

Dokumenty v šesti kategoriích, od návodů k elektru po bezpečnostní listy. Správce přiřadí celou sadu skupině zaměstnanců a vidí, kdo seznámení potvrdil.

Majetek

Pracovní oblečení, vozidla a svěřené pomůcky. Oblečení se přiděluje jako sada, u každé položky je vidět počet volných kusů a k majetku jde nahrát revizní zprávu.

Helpdesk

Dvě agendy, servis a hotline, každá s vlastní e-mailovou adresou. Tikety se automaticky přidělují technikovi, který má podle plánu službu.

Plánovač směn

Rozšířený o servis a hotline. Akce techniků se přetahují myší ze dne na den a technik dostane upozornění. Každou noc systém podle plánu přesměruje hotline telefon.
Úpravy na míru

Kde hotové moduly nestačily

Situace z provozu si vyžádaly úpravu hotových modulů na míru, tak aby odpovídali potřebám z praxe a vyjímečným situacím, které bylo potřaba procesně ošetřit.

Jedna položka pro více lidí

Zjištění: Vozidla a pomůcky používá víc zaměstnanců a stejné montérky firma kupuje po desítkách kusů.
Řešení: Doplnili jsme spoluuživatele vedle odpovědné osoby a evidenci počtu kusů u jedné položky majetku.

Zástup na hotline

Zjištění: Technik se službou občas musí na pár hodin odejít, například k lékaři, a linka nesmí zůstat bez odezvy.
Řešení: Doplnili jsme zástup, kterým technik předá hotline kolegovi na zvolené období přímo v systému.
Vyhodnocení

Srovnání stavu před a po nasazení Centerisu

Nástup zaměstnance
Dokumenty i oblečení položku po položce
O 7 hodin méně na každý nástup
Seznámení s dokumenty
Každý dokument a osoba zvlášť, záznamy v Excelu
Sada dokumentů podle pozice jedním přiřazením
Majetek
Evidence v Excelu, vazbu na návody nic nehlídalo
Sady, volné kusy a návody u každé položky
Hotline telefon
Ruční přesměrování přes požadavek na poskytovatele
Přesměrování každou noc automaticky podle plánu
Požadavky zákazníků
Ručně zakládané z e-mailů
Tiket z e-mailu automaticky, o hodinu denně méně
Plán techniků
Excel a domlouvání každé změny
Přetažení myší, technik dostane upozornění
Celkově
Excel, e-maily a ruční přepínání
Jeden systém, nejméně 520 hodin ročně ušetřených
Výsledky

Manažerské shrnutí výsledků implementace

Nástup bez opakované práce

Nový zaměstnanec dostane při nástupu dokumenty i pracovní oblečení podle své pozice. HR manažerka tak na každém nástupu ušetří 5 hodin.

Lepší zkušenost zákazníků

Zákazník napíše e-mail a požadavek se rovnou založí a přidělí technikovi ve službě. Nic se neztratí v poště a firma ušetří hodinu denně.

Co znamenají 2 hodiny denně za rok

Kumulovaná úspora času na helpdesku a plánování techniků v hodinách, počítáno se spodní hranicí odhadu. Po roce je to 520 hodin, tedy 65 osmihodinových pracovních dní.

Doložitelné seznámení

U každého dokumentu je vidět, kdo se s ním seznámil a kdy. Platí to i pro historické záznamy převedené z Excelu s původním datem podpisu.

Hotline bez volání poskytovateli

Telefon i tikety jdou na toho, kdo má podle plánu službu. Přepnutí proběhne samo každou noc.

Plán, který unese změny

Akci stačí přetáhnout na jiný den a technik dostane upozornění. Plánování ušetří 1 až 2 hodiny denně a odpadá domlouvání každé změny.

Řešíte podobnou situaci?

Pokud u vás nástup nového zaměstnance znamená desítky ručních kroků nebo se služby na telefonu střídají podle tabulky, začněte stejně jako CLOOS. Na bezplatné schůzce zmapujeme, jak to máte dnes, a do 14 dní dostanete plán digitalizace.
Domluvte si schůzku a zjistěte si možnosti řešení pro vaši firmu.
konzultace zdarma
Jan Pavlík
konzultant a specialista na digitalizaci

Invalid Input
Invalid Input
Vyplňte platný email.
Invalid Input
Invalid Input
Invalid Input
Prosím zaškrtněte souhlas se zpracováním osobních údajů.

420739094069 Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.