Přejít na hlavní obsah
Případová studie

Koordinátoři stavebních zakázek ušetřili 6 hodin týdně a o nákladech vědí už během stavby

Stavební firma VNI realizuje interiéry obchodních center s vlastními pracovníky i subdodavateli. Zakázky se řídily hlavně přes e-mail, WhatsApp a Excel, koordinátoři dohledávali informace po večerech a firma neměla přehled o skutečných nákladech. S Centeris propojila řízení zakázek, plánování směn, majetek, nákupy a firemní karty do jednoho systému dostupného i z mobilu na stavbě.
váš nový interiér logo
  • Klient
    Váš Nový Interiér s.r.o (VNI)
  • Obor
    Stavebnictví
  • Velikost firmy
    Do 30 zaměstnanců
Doručené výsledky v číslech
18 h
týdně ušetří tři koordinátoři zakázek na popracovní administrativě
17.000 Kč
týdne ušetří firma díky eliminaci prostojů pracovníků.
100%
spárovanost nákladů a karetních transakcí se zakázkou.
6 měsíců
stačilo na pokrytí nákladů za digitalizaci procesu díky úsporám.
Výchozí stav

Zakázky v e-mailu, chatu a tabulkách

Váš Nový Interiér s.r.o. (VNI) na každé zakázce kombinuje vlastní pracovníky s řadou subdodavatelů a běžně vede více zakázek najednou, a to po celé České republice. VNI nás původně oslovila s jasným zadáním: nástroj pro plánování zakázek a párování nákupů placených firemní kartou ke konkrétním zákazníkům a projektům. Po prvních rozhovorech se ukázalo, že samotný nástroj problém nevyřeší. Chaos nevznikal kvůli chybějící aplikaci, ale kvůli tomu, že procesy kolem zakázek nebyly jednotně nastavené. Informace o zakázce byly rozeseté v e-mailech, ve WhatsApp skupinách, excelových tabulkách a především v hlavách koordinátorů. Dokud firma vedla pár zakázek, šlo to. S každou další zakázkou běžící souběžně ale rostlo riziko, že se něco ztratí.
Petr Kalista
Slova klienta před zahájením implementace
„Administrativu spojenou se zakázkou naši koordinátoři často řeší po večerech a informace dohledávají zpětně. Hlavním pracovním nástrojem je e-mail, WhatsApp a Excel, jenže děláme více zakázek najednou a začíná to být nepřehledné. Často nemáme přehled o skutečných nákladech. Potřebujeme digitálně vést celou zakázku, zjednodušit operativu a mít přehled i v autě nebo přímo na stavbě.“
Petr Kalista, Jednatel
Problémy

Problémy, které stály čas i peníze

Finance

Nespárované karetní platby
Firemní kartou nakupovalo několik pracovníků, nejen koordinátoři, a ne každý nákup patřil jedné zakázce. Účtenky se ztrácely v autě nebo v telefonu a k zakázce se platby přiřazovaly zpětně, pokud vůbec.
Žádný přehled o čerpání rozpočtu
Rozpočet projektů se sleduje v tabulkách, které se ručně aktualizují jen zřídka. Vedoucí projektu tak zjistí překročení až ve chvíli, kdy je faktura již zaplacená. Náklady jednotlivých projektů nelze snadno porovnat s plánem ani mezi sebou, a proto se rozhodnutí o dalším postupu opírají spíše o odhad než o aktuální data.
Nacenění bez datového základu
Ceny zakázek vznikaly intuitivně, bez opory v historických datech. Nikdo nevěděl, které činnosti jsou skutečně ziskové a kde firma tiše prodělává.

Lidé a koordinace

Plánování přes WhatsApp a kapacitní konflikty
Kdo jde zítra na kterou stavbu, se domlouvalo ve skupinách a soukromých zprávách. Stávalo se, že stejný pracovník byl naplánovaný na více míst najednou. Přetížení klíčových lidí zdržovalo zakázky a frustrovalo celý tým. Firma navíc často narážela na kapacitní limity a vytíženost subdodavatelů.
Chybějící materiál a prostoje na stavbě
Čety přijely na místo a potřebné vybavení nebo materiál tam nebyl. Neexistoval způsob, jak před zahájením prací ověřit připravenost stavby, ani jasné pravidlo, kdo má co a kdy objednat a zajistit. Pracovníci placení od hodiny čekali a náklady se násobily počtem lidí na stavbě.
Administrativa po pracovní době
Koordinátoři trávili den v autě a na stavbách, takže párování účtenek, sestavování výkazů a dohledávání podkladů zbylo na večer, po skončení pracovní doby. Administrativa tak zabírala osobní čas a chyby se odhalovaly až s odstupem.
Postup

Nejdřív proces, pak software

  • 1
    Analýza, 1. až 2. týden

    Organizační struktura a role kolem zakázky

    Místo okamžitého nastavování aplikace jsme začali analýzou. S koordinátorem stavebních zakázek jsme prošli, kdo zakázku vede, kdo plánuje lidi, kdo schvaluje nákupy, kdo platí firemní kartou a kdo potřebuje jaké informace. Software, který jen převezme chaos z WhatsAppu, by firmě nepomohl.

  • 2
    Procesní mapa

    Rozbor zakázek z minulých měsíců a jednotná procesní mapa

    Prošli jsme dokončené zakázky a hledali společné body a parametry: typ zakázky, místo, termíny, tým, subdodavatelé, nářadí a vybavení, rozpočet a nákupy. Rozbor ukázal, jak pestré situace ve stavebnictví nastávají, od posunutých termínů přes souběh zakázek u stejných subdodavatelů až po nákupy na poslední chvíli. Výsledkem byla jednotná mapa života zakázky od přípravy po vyúčtování, která se stala zadáním pro nastavení Centeris.

  • 3
    Konfigurace, 3. až 6. týden

    Propojení pěti modulů podle procesní mapy

    Základem se stala karta zakázky v modulu Řízení projektů. Na ni jsme napojili Plánovač směn, ve kterém koordinátor plánuje vlastní lidi i kapacity subdodavatelů, a modul Majetek, ze kterého při plánování vybírá potřebné nářadí a vybavení. Finanční stranu zakázky pokrývá Správa objednávek a nákupů spolu se Správou firemních karet, takže každý nákup se propisuje do čerpání rozpočtu.

  • 4
    Pilot a školení, 7. týden

    Ověření na reálných zakázkách a zaškolení koordinátorů

    Řešení jsme vyzkoušeli na běžících zakázkách a zaškolili všechny tři koordinátory. Plán lidí, nákupy i vybavení si od té chvíle zapisují přímo z mobilu v autě nebo na stavbě, místo večerního přepisování do Excelu.

  • 5
    Ostrý provoz, od 8. týdne

    Všechny zakázky na jednom místě

    Sedm týdnů od první schůzky běží v Centeris všechny zakázky. Pracovníci vědí den předem, kde a s kým pracují, subdodavatelé dostávají rámcové plány s dostatečným předstihem a platby kartou se se zakázkou párují do 10 dnů.

  • 6
    Ladění po spuštění

    Rozdělení plateb mezi zakázky a předávání zakázek

    Provoz ukázal dvě věci, které žádná analýza předem nezachytí. Jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou, proto lze úhradu rozdělit do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou. A koordinátoři se během zakázky mění, proto jsme doplnili předání vlastnictví zakázky tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet.

Řešení

Hotové moduly s propojením na míru

Řešení stojí na pěti propojených modulech Centeris. Provoz na stavbách řídí Řízení projektů, Plánovač směn a Majetek, finanční stranu zakázky pokrývá Správa objednávek a nákupů spolu se Správou firemních karet.

Řízení projektů

Karta zakázky: termíny, tým, subdodavatelé, úkoly, dokumenty a rozpočet na jednom místě

Plánovač směn

Kdo, kdy a na které zakázce pracuje. Koordinátor plánuje vlastní lidi i kapacity subdodavatelů, i když subdodavatelé do systému přímo nezasahují. Kolize jsou vidět předem.

Správa objednávek a nákupů

Objednávky materiálu a služeb se schválením, každý nákup navázaný na zakázku, její rozpočet a termín. Je jasné, kdo co objednává a do kdy to musí být na stavbě

Firemní karty

Kartou nakupuje několik pracovníků a jedna platba často pokryje víc zakázek. Úhradu jde rozdělit do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.

Majetek

Inventář nářadí a vybavení. Při plánování zakázky koordinátor vybírá, co bude na stavbě potřeba.
Nasazení

Co ukázal ostrý provoz

Celé nasazení trvalo 7 týdnů od první schůzky po ostrý provoz. V prních dnes se ukázalo několik dalších potřeb, které vznikali spolu s používáním systému a nových návyků koordinátorů.

Rozdělení karetních plateb mezi zakázky

Zjištění: Provoz ukázal, že jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou. Doplnili jsme proto možnost rozdělit úhradu do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.
Řešení: Provoz ukázal, že jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou. Doplnili jsme proto možnost rozdělit úhradu do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.

Vlastnictví a práva k zakázkám.

Zjištění: Koordinátoři se během zakázky mění. Někdo jde na dovolenou, jiný převezme zakázku kvůli souběhu nebo kapacitám. Doplnili jsme proto možnost předat vlastnictví zakázky a upravili práva tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet. Zakázka tak nestojí na jednom člověku.
Řešení: Koordinátoři se během zakázky mění. Někdo jde na dovolenou, jiný převezme zakázku kvůli souběhu nebo kapacitám. Doplnili jsme proto možnost předat vlastnictví zakázky a upravili práva tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet. Zakázka tak nestojí na jednom člověku.
Vyhodnocení

Srovnání stavu před a po nasazení Centerisu

Karetní platby
Nespárované se zakázkou
Platba spárovaná se zakázkou do 10 dnů
Čerpání rozpočtu
Bez přehledu, náklady známé až po dokončení
Plán vs. skutečnost vidět průběžně během stavby
Plánování pracovníků
Lidé naplánovaní na více míst najednou
V plánovači směn jsou vidět kolize předem
Materiál a nářadí
Chybějící vybavení se zjistilo až na místě
Nářadí a vybavení vybrané z inventáře majetku
Ráno na stavbě
Placené čekání, náklady násobené počtem lidí na stavbě
Úspora zhruba 20 000 Kč týdně
Administrativa
Večery nad účtenkami, výkazy a podklady
o 6 hodin týdně méně na koordinátora.
Celkově
Ztráta informací, času i peněz
Jedno místo pro celou zakázku a řízení firmy
Výsledky

Managerské shrnutí výsledků implementace

Méně večerní administrativy

Každý koordinátor ušetří 6 hodin týdně. Méně dohledávání, přepisování a telefonování, podklady vznikají průběžně přímo na stavbě.

Spokojení subdodavatelé

Rámcové plány zakázek dostávají s dostatečným předstihem. Firma tak méně naráží na jejich vytíženost a kapacitní limity.

Co znamená 18 hodin týdně za rok

Kumulovaná úspora času všech tří koordinátorů v hodinách. Po roce je to 936 hodin, tedy 117 osmihodinových pracovních dní.

Zakázka nestojí na jednom člověku

Předání mezi koordinátory proběhne bez ztráty informací.

Spokojení subdodavatelé

Rámcové plány zakázek dostávají s dostatečným předstihem. Firma tak méně naráží na jejich vytíženost a kapacitní limity.

Data pro lepší nacenění

Firma vidí skutečné náklady po zakázkách a může z nich vycházet při dalších nabídkách.

Řešíte podobnou situaci?

Pokud vaše zakázky běží přes chat a tabulky, začněte stejně jako VNI. Na bezplatné schůzce domluvéme postup, společně zmapujeme, jak zakázky řídíte dnes, a do 14 dní dostanete plán digitalizace.
Domluvte si schůzku a zjistěte si možnosti řešení pro vaši firmu.
konzultace zdarma
Jan Pavlík
konzultant a specialista na digitalizaci

Invalid Input
Invalid Input
Vyplňte platný email.
Invalid Input
Invalid Input
Invalid Input
Prosím zaškrtněte souhlas se zpracováním osobních údajů.

420739094069 Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.