Co přesně musíte ze zákona evidovat (a kde většina firem chybuje)
Zákonné povinnosti zaměstnavatele v oblasti BOZP vycházejí hlavně ze zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a zákona č. 309/2006 Sb. o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Konkrétně musíte být schopni doložit evidenci v těchto oblastech:
- Záznamy o vstupních a periodických BOZP školeních každého zaměstnance – kdo, kdy, jak dlouho je platné
- Výdej a výměna osobních ochranných pracovních prostředků (OOPP) – kdo co dostal, kdy a v jakém stavu
- Evidence pracovních úrazů a skoro-úrazů včetně záznamu o šetření příčin
- Záznamy ze zdravotních prohlídek a jejich platnosti
- Revizní záznamy technických zařízení (elektro, plyn, tlakové nádoby, zdvihací zařízení) s termíny příštích kontrol
- Interní BOZP směrnice, jejich verze a potvrzení zaměstnanců o seznámení
- Záznamy z pravidelných kontrol pracoviště
Inspektoři SÚIP provedli v první polovině roku 2026 přes 4 000 BOZP kontrol – jde o největší jedinou kategorii ze všech 9 822 inspekcí celkem. Nejčastěji narážejí na to, že dokumentace buď chybí, nebo ji firma nedokáže doložit v potřebný okamžik. A to nestačí.
Proč Excel nestačí: 4 situace, kdy vás tabulka nechá ve štychu
Na papíře vypadá Excel jako rozumné řešení. Je zdarma, všichni ho znají a na začátek stačí. Problém nastane ve chvíli, kdy firma trochu povyroste nebo přijde kontrola.
- Prošlé termíny bez upozornění. Excel sám lhůty nehlídá. Pokud nikdo aktivně netřídí sloupec „Datum příší revize", termín prostě ujede. A to se stává – obzvlášť u školení platných 3 nebo 5 let nebo u revizí s různými periodami podle druhu provozu.
- Jeden soubor, jeden člověk. Evidence schovaná v souboru personalistky nebo koordinátora BOZP je pro ostatní nedostupná. Při nemoci nebo odchodu ze zaměstnání je znalost v její hlavě, ne v systému.
- Verzování dokumentů. Kolika verzemi prošla vaše interní BOZP směrnice za posledních pět let? Kdo ji měl podepsat a kdo skutečně podepsal? V Excelu tuhle historii udržet nejde.
- Prokazatelnost při kontrole. Inspektor chce vidět, kdo byl proškolen, kdy a jak to firma doložila. Screenshot z tabulky není podpis, není časová značka a není auditní stopa.
Elektronické hlášení pracovních úrazů od roku 2026: co se změnilo
Od 1. ledna 2026 platí zásadní změna: pracovní úrazy musíte hlásit výhradně elektronicky přes portál inspekce práce. SÚIP papírová hlášení, e-maily ani datové schránky jako způsob podání nepřijímá.
Pro velké firmy se systémy to není žádný šok. Pro menší zaměstnavatele ale tato povinnost znamená, že musí mít procesy nastavené tak, aby při pracovním úrazu věděli přesně: kdo hlášení podá, přes který systém a s jakými daty. Na improvizaci v ten okamžik není čas.
Zároveň tato změna přirozeně tlačí firmy k tomu, mít základní BOZP agendu v digitálním prostředí – přehlednou, dohledatelnou a připravenou k předložení kdykoli.
Jak digitální evidence BOZP funguje v praxi
Přechod od Excelu a šanonů na digitální správu BOZP nemusí znamenat velký IT projekt ani nový specializovaný systém. V praxi jde o tři věci.
Centrální evidence s platnostmi. Každý zaměstnanec má v systému přehled absolvovaných školení, termín platnosti a datum povinné obnovy. Totéž platí pro OOPP – kdy byl výdej, co bylo vydáno a kdy přijde výměna.
Automatická upozornění. Systém sám hlídá lhůty a včas upozorní odpovědnou osobu – typicky 14 nebo 30 dní předem – že vyprší platnost školení nebo termín revize. Nezáleží na tom, jestli se personalistka zrovna dívá do tabulky nebo je na dovolené.
Auditní stopa a archivace. Každé školení je potvrzeno elektronicky, záznamy se ukládají s časovou značkou a jsou kdykoli k dispozici při kontrole bez přehrabování ve složkách.
Výsledkem není jen menší riziko pokuty. Firma má přehled v reálném čase – vidí, kdo potřebuje proškolit, která zařízení půjdou brzo na revizi a jestli jsou ochranné pomůcky u všech v platnosti.
Jak na to s Centeris
V Centeris lze BOZP agendu pokrýt bez pořizování specializovaného BOZP softwaru. Modul E-learning a školení umožňuje spravovat povinná BOZP školení: zaměstnanec absolvuje kurz online, potvrdí absolvování a systém automaticky sleduje platnost certifikátu s upozorněním před vypršením. Pro evidenci revizí budov a technických zařízení slouží modul Správa nemovitostí, kde lze nastavit periody kontrol a dostávat notifikace před termínem. Záznamy o výdeji OOPP, směrnicích a pracovních úrazech pak pokrývá Evidence zaměstnanců s plnou auditní stopou. Vše v jednom systému přístupném z počítače i mobilu.
Časté dotazy
-
Jak často musím provádět BOZP školení zaměstnanců?
Zákon přesnou periodicitu nestanoví – zaměstnavatel ji musí určit sám ve vnitřním předpisu na základě hodnocení rizik. V praxi se nejčastěji setkáte s intervalem 1 až 3 roky. U zaměstnanců ve zvlášť rizikovém prostředí bývá perioda kratší, u administrativy zpravidla delší. Konkrétní lhůty závisejí také na druhu pracoviště, profesi zaměstnance a platných technických normách.
-
Co hrozí firmě, která nemá BOZP dokumentaci v pořádku?
Státní úřad inspekce práce může při kontrole uložit pokutu až do výše 2 000 000 Kč za porušení povinností v oblasti BOZP. V první polovině roku 2026 vybrali inspektoři na sankcích za pracovní inspekce celkem přes 304 milionů korun. Kromě pokuty hrozí opakovaná kontrola a při závažných porušeních i přerušení provozu.
-
Musím pracovní úraz hlásit i v případě, že zaměstnanec pracuje z domova?
Ano. Pracovní úraz vzniklý při práci na home office je úrazem pracovním, pokud k němu došlo při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s nimi. Zaměstnavatel má povinnost úraz evidovat a v případě, že pracovní neschopnost přesáhne 3 dny, podat elektronické hlášení přes portál SÚIP – stejně jako u úrazu na fyzickém pracovišti.
-
Jaký je rozdíl mezi vstupní instruktáží a periodickým BOZP školením?
Vstupní instruktáž je součástí BOZP školení při nástupu zaměstnance – provádí ji přímý nadřízený a týká se konkrétního pracoviště a pracovní pozice. Periodické BOZP školení pak probíhá pravidelně v intervalech stanovených zaměstnavatelem, a navíc vždy při změně pracovního zařazení nebo zavedení nové technologie. Oba typy je nutné dokumentovat s potvrzením zaměstnance a datem absolvování.
