Když vás Excel začíná brzdit a tabulka se vzorečky vám přerůstá přes hlavu

Obyčejná tabulka je v mnoha případech nenahraditelná. Sloupečky, filtry, vzorečky, barvičky... vše je přehledné do doby, než začne dokument využívat více lidí a jeho „bráškové“ začnou putovat po e-mailu. Co když potřebujete dodržovat určitá pravidla, workflow nebo oprávnění? Centeris nahrazuje tabulky strukturovanou firemní aplikací s procesy, historií změn, automatizací i správou oprávnění a vnese do vaší agendy řád a pořádek.

HR manager

COO

Office Manager

Popis problému

Excel často nestačí pro firemní procesy a agendu

Jak to vypadá v praxi?

V každé firmě nějaký ten Excel samozřejmě najdete. Stejně tak najdete případ, kdy agenda nebo evidence v něm vedená je plná chyb nebo potřeby vedení této agendy přerostly možnosti excelovské nebo google tabulky. Jakmile s jedním souborem pracuje více lidí, většinou nastává problém.

Proč je to třeba řešit?

Bez záznamu o změnách nelze prokázat kdo a kdy data upravil. Při auditu nebo pracovním sporu je to zásadní problém. Interní compliance předpokládají prokazatelné schvalovací procesy s historií rozhodnutí. Všichni vidí všude a začínaj se kupit lokální verze souborů.

Kde jsou největší rizika?

Za neprokázatelné nebo neauditovatelné procesy hrozí pokuty až 20 milionů EUR nebo 4 % ročního obratu. Ztáty dat, shadow IT jsou pak další důsledky špatně zvoleného procesu nebo nástroje. Vynášení citlivých dat a noprávněná manipulace je často zdrojem velkých průšvihů.

Na co si dát pozor

Excel neumožňuje sledovat historii editací na úrovni buněk ani řádků
Sdílené soubory způsobují konflikty při souběžných úpravách více uživateli
Bez schvalovacího workflow nelze prokázat kdo a kdy schválil jakou změnu
Makra a vzorce se mohou přepsat bez jakéhokoliv upozornění
Přístupová práva nelze nastavit na úrovni jednotlivých záznamů nebo řádků
Integrace elektronického podpisu nebo datové schránky není v Excelu možná

Realita ve firmách

Co se děje ve firmách bez správného řešení

Tyto scénáře zná z praxe téměř každý office manager, CFO nebo IT správce.

Kdo to naposledy upravil?

Riziko: ztráta dat a neprokazatelnost změn

Když se v sdíleném souboru změní číslo nebo vymaže řádek, nikdo neví kdo to udělal ani proč. Verze souborů s daty pojmenované v2_final_opraveny_OK_2 jsou denní realitou většiny firem.

Schválení přes email

Riziko: zdlouhavé procesy a chybějící záznamy rozhodnutí

Schvalovací procesy probíhají přes email nebo chat. Nikdo neví v jakém stavu dokument je, připomínky se ztrácejí v inboxu a termíny se nedodržují bez manuálního upomínání.

Jeden soubor, deset lidí

Riziko: ztráta dat, duplicity a nekonzistence

Sdílené tabulky editované více uživateli způsobují přepisování dat, konflikty verzí a nekonzistentní záznamy. Všichni vidí všechno a mají možnost editovat data bez odpovědnosti.

Elektronický podpis? Ne přes Excel

Riziko: pomalý proces a zbytečná papírová administrativa

Excel nepodporuje integraci s elektronickým podpisem, datovou schránkou ani externími systémy. Dokumenty se tisknou, podepisují ručně a naskenují zpět do počítače.

Centeris řešení

Jak to Centeris řeší od A do Z

Centeris nahrazuje tabulky řízeným procesem: od zadání záznamu přes schválení až po auditní log a integraci.

Auditní stopa a historie změn

Každý záznam v Centeris má plnou historii změn. Vidíte kdo, kdy a co upravil, smazal nebo schválil. Auditní log je neměnný a vždy dostupný pro kontrolu nebo export.

Schvalovací workflow

Definujte kdo musí schválit, v jakém pořadí a do kdy. Systém automaticky upozorňuje čekající schvalovatele a eskaluje při nedodržení termínu.

Přístupová práva na záznamy

Každý uživatel vidí a edituje pouze to, na co má oprávnění. Citlivá data jsou chráněna na úrovni jednotlivých záznamů, ne celých souborů.

Integrace a elektronický podpis

Centeris se propojuje s poskytovateli elektronického podpisu, datovými schránkami a ERP systémy. Vše probíhá digitálně bez tisku a skenování.

Praktický průvodce

Jak to v praxi funguje krok za krokem

Od zadání záznamu přes schválení až po auditní log: celý proces bez emailů a bez tabulek.

Zadání záznamu ve formuláři

Zěměstnanec vyplní strukturovaný formulář (například novou žádost o služební cestu). Data jsou uložena okamžitě a jsou dostupná všem oprávněným osobám bez nutnosti sdílení souboru.

Nadřízený schválí nebo zamítne na základě emailové notifikace

Nová žásto putuj dle předem definovaného workflow k další akci. V případě cestovního příkazu, ke schválení žádosti nadřízeným.

Timeline a záznam historie

Veškeré akce jsou trvale zaznamenány v auditním logu s možností zobrazní timeline. Vedení má kdykoli přehled o stavu procesů, historii změn a může exportovat záznamy pro účely auditu.

Reporting a vizualizace dat

Veškerá data zadaná do systému lze zobrazit ve formě výpisů, grafů a přehledně je vizualizovat. Samozřejměostí jsou pak exporty například ve formátu PDF.

Detailní správa oprávnění

Každý vidí, edituje, schvaluje jen to co mu přísluší. Lze pak přesně definovat workflow, které má řád a běží jako na drátkách bez chaosu, chyb, ztráty dat a duplicit

Propojený ekosystém

Moduly použité v tomto řešení

Přechod z Excelu se přirozeně propojuje s dalšími moduly platformy Centeris.

Směrnice a dokumenty Evidence zaměstnanců Správa majetku Faktury a objednávky BOZP a školení Onboarding zaměstnanců

Vyzkoušejte si demo zdarma

bez kredity bez závazků přístup obratem individuální nastavení

Měřitelné výsledky

Kde Centeris šetří čas, práci a riziko

Zaměřte se na hlavní časové nároky v procesu a ověřte, jak mnoho z nich může Centeris převzít.

Dohledávání informací

Kolik hodin týdně stráví vaši zaměstnanci hledáním aktuální verze souboru nebo zjišťováním stavu schválení přes emaily a telefony?

Opravy dat po konfliktech

Kolik hodin měsíčně tráví váš tým opravami dat, která byla přepsána nebo smazána při souběžných úpravách v sdílených tabulkách?

Schvalování emailem

Kolik dní trvá průměrné schválení, když probíhá přes email a chybí přehled o stavu? Kolik žádostí se ztratí nebo zapomene bez automatických připomínek?

Připravenost na audit

Jak rychle dokážete doložit historii zpracování dat, kdo co schválil a kdy? Jak dlouho trvá příprava podkladů pro interní nebo externí audit z vašich tabulek?

Onboarding nových zaměstnanců

Jak dlouho trvá naučit nového zaměstnance orientovat se ve firemních tabulkách, vzorcích a nezdokumentovaných postupech uložených v hlavách zkušených kolegů?

Proč Centeris?

Nedodáváme software. Dodáváme řešení.

Za každou implementací stojí kombinace čtyř pilířů, které z Centeris dělají víc než nástroj.

Know-how a implementace

Analýza · Školení · Podpora

Naši specialisté projdou s vámi celý proces od analýzy potřeb přes konfiguraci až po školení týmu.

Low-code platforma

30+ řešení · Rychlost · Bezpečnost

30+ připravených modulů, které se propojují v centrální systém. Platíte jen za to, co skutečně používáte.

AI agenti a automatizace

AI agenti · Automatizace · Autonomie

AI agenti hlídají změny, klasifikují data a propojují procesy bez manuální práce.

Integrace a otevřené API

REST API · ERP · El. podpis

REST API, napojení na mzdové systémy, datové schránky a elektronické podpisy. Centeris se adaptuje na váš ekosystém.

Kdo naše řešení již využívá?