Onboarding a offboarding zaměstnanců bez chaosu a zbytečných rizik

Digitální checklist, distribuce dokumentů, přidělování úkolů, správa přístupů v jednom systému. Představte si on/offboarding jako proces, který spustíte na pár kliknutí. Přesně na to jsme se v Centerisu soustředili.

IT manager

HR manager

CEO

CFO

COO

Office Manager

Popis problému

Proč je onboarding a offboarding kritický pro firmu

Jak to vypadá v praxi?

Každý nástup a výstup zaměstnance generuje desítky úkolů rozložených mezi HR, IT a manažery. Tyto úkoly se řeší v e-mailech, tabulkách a různých systémech bez centrálního přehledu. Nikdo přesně neví, co je hotovo a co ještě chybí.

Proč je to třeba řešit?

Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost zajistit BOZP školení a předání dokumentů ještě před zahájením práce. Při výstupu je nutné odvolat přístupy k systémům a zabezpečit firemní data v souladu s GDPR. Nesplnění těchto povinností přináší přímé právní riziko.

Co říká zákon?

Zákoník práce § 103 ukládá zaměstnavateli zajistit školení zaměstnanců před zahájením práce. GDPR (nařízení EU 2016/679) vyžaduje okamžité odvolání přístupů k osobním údajům po skončení pracovního poměru. Za porušení hrozí pokuta až 20 000 000 Kč nebo 4 % celosvětového ročního obratu.

Na co si dát pozor

Nový zaměstnanec nastupuje bez přístupu k systémům a ztrácí první dny produktivity
BOZP školení proběhne ústně bez záznamu a při kontrole není co doložit
IT nestihne zřídit přístupy včas, protože se o nástupu dozvídá pozdě
Odcházející zaměstnanec si odnese přístupy do firemních aplikací
Pracovní smlouvy a dodatky jsou rozesílány e-mailem
Znalosti odcházejícího zaměstnance nejsou předány a firma je ztrácí natrvalo

Realita ve firmách

Co se děje ve firmách bez správného řešení

HR manažeři, IT administrátoři a vedoucí pracovníci tyto situace znají z každodenní praxe.

Onboarding v Excelu

Riziko: ztráta produktivity nového zaměstnance

Checklist úkolů existuje jako tabulka, do které má přístup jen jedna personalistka. Při její nepřítomnosti se proces zastaví a nástup zaměstnance se komplikuje.

IT přístupy zůstávají otevřené

Riziko: únik dat a porušení GDPR

Po skončení pracovního poměru IT oddělení nestihne nebo zapomene odvolat přístupy do systémů. Bývalý zaměstnanec tak může mít nadále přístup k citlivým firemním datům.

Papírování bez přehledu

Riziko: pokuty od inspekce práce

Smlouvy, dodatky a potvrzení o školení se tisknou, podepisují a zakládají do šanonu. Dohledání konkrétního dokumentu trvá dlouho a při kontrole inspekce práce není jasné, kde co hledat.

Odchod znalostí se zaměstnancem

Riziko: ztráta klíčových znalostí a zpomalení týmu

Firma nemá standardizovaný offboarding proces pro předání agendy. Nástupce musí znalosti získávat znovu od začátku, což zdržuje celý tým na týdny nebo měsíce.

Jak to řeší platforma Centeris

Jak to Centeris řeší od A do Z

Jeden systém pokryje celý životní cyklus zaměstnance od prvního dne po finální výstup.

Digitální onboarding checklist

Každý nástup spustí automaticky předpřipravený checklist úkolů přiřazených konkrétním osobám a termínům. HR, IT i manažer vždy ví, co mají udělat a do kdy.

Distribuce dokumentů a el. podpis

Pracovní smlouvy, BOZP dokumenty a interní předpisy se distribuují automaticky a zaměstnanec je podepisuje elektronicky přímo ze zařízení. Podpis je auditovatelný a právně závazný.

Správa IT přístupů

Při zahájení pracovního poměru systém automaticky vygeneruje požadavky na zřízení přístupů pro IT. Při ukončení spustí offboarding workflow s checkem odvolání všech oprávnění.

Offboarding a předání agendy

Strukturovaný offboarding proces zajistí předání všech agend, vrácení vybavení a archivaci dokumentů. Nástupce dostane přehledný balíček znalostí bez nutnosti osobního předání.

Praktický průvodce

Jak funguje onboarding v Centerisu krok za krokem?

Od založení nového zaměstnance přes generování checklistu a úkolů po správu majetku a smluv.

Založení nového zaměstnance

HR pracovník nebo automatizace z vašeho ATS založí nového zaměstnance a spáruje jej s novým pracovním poměrem a případně rovnou vytvoří uživatele platformy Centeris.

Založení vstupního listu

V Onboarding modulu založíte nový vstupní list, který automaticky vygeneruje úkoly a checklist, dle předem difinovaných pravidel. Jednotlivé úkoly jsou pak delegovány na odpovědné osoby a oddělení.

Sledování stavu úkolů v HelpDesku

Úkoly je možné managovat v modulu HelpDesk, kde můžete sledovat jejich stav, komunikaci.

Přiřazení a kontrola převzetí majetku

Novému zaměstanci přiřadíte potřebné vybavení a zařízení s auditní stopou a jasnou odpovědností. Při případném odchodu tak máte seznam položek rovnou k dispozici.

Evidence smluv s digitálním podpisem

Všechny smlouvy spojené s novým zaměstnancem zaevidujete a podepíšete přímo v rozhraní bez emailů a papírů. Snadno dohledatelné a připraveno k případným změnám a dodatkům.

Propojený ekosystém

Moduly použité v tomto řešení

Řešení, ve kterém jednotlivé kroky a moduly navazují na sebe.

Evidence zaměstnanců Nábor zaměstnanců Firemní dotazníky HelpDesk Správa přístupů Evidence smluv

Vyzkoušejte si demo zdarma

bez kredity bez závazků přístup obratem individuální nastavení

Měřitelné výsledky

Kde Centeris šetří čas, práci a riziko

Jeden systém pokryje celý životní cyklus zaměstnance od prvního dne po finální výstup.

Koordinace HR a IT

Kolik e-mailů a telefonátů potřebuje HR k tomu, aby IT včas zřídil přístupy pro nového zaměstnance?

Tvorba dokumentace

Jak dlouho trvá příprava, schvalování a aktualizace interních předpisů

Dohledatelnost podpisů

Kolik minut trvá dohledat konkrétní podepsaný dokument, pokud se na vás obrátí inspekce práce nebo přijde právní spor?

Odvolání přístupů po výstupu

Víte s jistotou, že do 24 hodin po skončení pracovního poměru jsou odvolány všechny IT přístupy včetně cloudových aplikací?

Audit a reporty

Kolik pracovních dní trvá nástupci, než se dostane na plnou produktivitu kvůli chybějící dokumentaci a předání agendy?

Proč Centeris?

Proč si firmy volí pro Onboarding právě Centeris?

Centeris není jen nástroj. Je to partner, který rozumí potřebám středních a velkých firem.

Integrace se stávajícími systémy

Centeris se napojí na váš HR systém, Active Directory nebo ERP. Nepotřebujete měnit stávající infrastrukturu, Centeris ji rozšíří o chybějící funkcionalitu.

Rychlá implementace

Šablony checklist, formuláře a workflow si nastavíte sami prostřednictvím intuitivního administrátorského rozhraní. Nepotřebujete programátora ani konzultanta.

Compliance ready

Systém je navržen v souladu s GDPR, zákoníkem práce a požadavky NIS2. Každá akce je zaznamenána v audit logu, který je kdykoliv dostupný pro interní i externí audit.

Česká podpora

Za každým projektem stojí český tým s hlubokou znalostí lokální legislativy a firemní praxe. Od prvního demo po spuštění vás provede dedikovaný implementation manažer.

Kdo naše řešení již využívá?