Řešení pro evidenci směrnic a jejich distribuci zaměstnancům dle platné legislativy.

Vše v jednom systému s právní průkazností.

IT manager

HR manager

CEO

Office Manager

Vedoucí výroby

Kontrolor kvality

Popis problému

Proč je správa směrnic kritická pro firmu

Jak to vypadá v praxi?

Většina firem stále distribuuje firemní směrnice e-mailem nebo papírem. Zaměstnanci dokument přehlédnou, přečtou jen letmo nebo ho vůbec neotevřou. Výsledek je absence jakéhokoliv dokladu o tom, že zaměstnanci byli řádně informováni. Při pracovněprávním sporu, auditu nebo kontrole ze strany státního orgánu to může mít vážné důsledky.

Proč je to třeba řešit?

Situaci dále komplikuje rostoucí tlak legislativy. Směrnice se mění, přibývají povinnosti ze zákonů jako NIS2 nebo GDPR a firmy musí prokazatelně doložit, že zaměstnanci s aktuálními předpisy opravdu pracují. Bez systému je toto prokázání prakticky nemožné.

Co říká zákon?

Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s obsahem vnitřního předpisu, a to do 15 dnů od jeho vydání. Zároveň musí být vnitřní předpis všem zaměstnancům přístupný. Podle judikatury Nejvyššího soudu jsou vnitřní předpisy pro zaměstnance závazné pouze tehdy, pokud byli s jejich obsahem řádně seznámeni.

Na co si dát pozor

Chybějící doklad o přečtení při pracovněprávním sporu
Zaměstnanci pracující podle zastaralé verze směrnice
GDPR sankce za nezdokumentované zpracování dat
Všechna seznámení plně jednoduše doložitelná pro audit
Absence záznamu při šetření pracovního úrazu (BOZP)

Realita ve firmách

Co se děje ve firmách bez správného řešení

Čtyři scénáře, které zná většina HR manažerů a právníků ze své praxe.

Nekontrolovatelná distribuce e-mailem

Riziko: spor bez důkazů

Směrnice se rozesílají hromadným e-mailem, ale nikdo neví, zda ji zaměstnanec přečetl nebo jen přehlédl. Při auditu nebo pracovněprávním sporu chybí jakýkoliv doklad.

Papírové podpisové archy bez kontroly

Riziko: ztráta dokumentace

Fyzické podpisy zaměstnanců jsou archivovány v šanonech. Hledání konkrétního záznamu trvá hodiny a dokumenty jsou náchylné ke ztrátě nebo poškození.

Žádná kontrola verzí a aktualizací

Riziko: porušení zákona nebo zákonných nařízení

Když se legislativa změní, firma neví, kdo má starý dokument a koho je potřeba opětovně proškolit. Zaměstnanci pracují podle zastaralých interních předpisů.

HR tráví čas manuálním sledováním

Riziko: zbytečné náklady

HR oddělení musí ručně sledovat, kdo potvrzení zaslal, opakovaně upomínat zaměstnance a ručně sestavovat reporty pro vedení a auditory.

Jak to řeší platforma Centeris

Jak to Centeris řeší od A do Z

Čtyři propojené moduly jako end-to-end proces od monitoringu změn po auditní report.

AI agent a monitoring legislativy

AI agent průběžně sleduje změny v legislativě a automaticky identifikuje, které interní dokumenty je třeba aktualizovat. Výsledkem je návrh úprav přímo v systému.

Evidence směrnic

Centrální digitální úložiště všech firemních dokumentů s plným verzováním a historií změn. Každý dokument je kategorizován podle oddělení nebo legislativy.

Distribuce a potvrzení přečtení

Systém rozešle dokumenty relevantním zaměstnancům a sleduje aktivní potvrzení přečtení. Automatické upomínky zajistí, že nikdo nezůstane bez informace.

Elektronický podpis a audit log

Každé potvrzení je opatřeno elektronickým podpisem s auditní stopou pro kontrolu i soudní řízení. Export reportu pro auditory je dostupný kdykoliv.

Praktický průvodce

Jak to v praxi funguje krok za krokem

Od nahrání dokumentu po auditní zprávu. Celý proces bez papíru a zbytečné manuální práce.

Nahrání a kategorizace dokumentu

AI agent, personalista nebo právní oddělení nahraje novou nebo aktualizovanou směrnici a zařadí ji do kategorie.

Definice distribučního seznamu

Nastavíte seznam osob, které se mají s dokumentem seznámit. Například můžete zahrnout jen nové zaměstnance nebo konkrétní pobočky.

Potvrzení dokumentu elektronickým podpisem

Zaměstnanec přečte a elektronicky podepíše

Zaměstnanec obdrží notifikaci, otevře dokument a po přečtení potvrdí elektronickým podpisem. Funguje na mobilu i desktopu.

Dashboard sledování potvrzení a upomínek

Automatické upomínky pro nezapojené

Systém sleduje, kdo dosud nepotvrdil. Po lhůtě automaticky upomene zaměstnance i nadřízeného.

Auditní report, dashboardy a exporty pro audit

Auditní report a dashboardy

HR získá přehled v grafech a reporty připravené k exportu do PDF, XLSX nebo jiných formátů pro audit.

Propojený ekosystém

Moduly použité v tomto řešení

Evidence směrnic se přirozeně propojuje s dalšími moduly platformy Centeris.

Evidence zaměstnanců E-learning a školení Schránka důvěry Souhlas s elektronickou komunikací Elektronická nástěnka Evidence směrnic Správa rizik Evidence majetku

Vyzkoušejte si demo zdarma

bez kreditky bez závazků přístup obratem individuální nastavení

Měřitelné výsledky

Kde Centeris šetří čas, práci a riziko

Zaměřte se na hlavní časové nároky v procesu a ověřte, jak mnoho z nich může Centeris převzít.

Kontrola nových vyhlášek a nařízení

Kolik času strávíte vyhledáváním změn, posuzováním dopadu a rozhodováním, které směrnice je třeba aktualizovat?

Příprava a distribuce

Jak dlouho trvá příprava, schvalování a aktualizace interních předpisů?

Distribuce zaměstnancům

Kolik práce stojí cílené rozesílání, sledování potvrzení a opakované upomínky?

Správa verzí a revizí

Kolik hodin se věnujete revizi starých verzí, hledání historie změn a udržení aktuálního dokumentu?

Audit a reporty

Kolik času zabere sestavení kompletního auditního podkladu a export do PDF nebo XLSX?

Proč Centeris?

Proč si firmy volí pro Evidence směrnic právě Centeris?

Centeris není jen nástroj. Je to partner, který rozumí skutečným potřebám firem.

Integrace se stávajícími systémy

Centeris se napojí na váš HR systém, Active Directory nebo ERP. Nepotřebujete měnit stávající infrastrukturu, Centeris ji rozšíří o chybějící funkcionalitu.

Rychlá implementace

Šablony, formuláře a workflow si nastavíte sami prostřednictvím intuitivního administrátorského rozhraní. Nepotřebujete programátora ani konzultanta.

Compliance ready

Systém je navržen v souladu s GDPR a zákoníkem práce. Každá akce je zaznamenána v audit logu, který je kdykoliv dostupný pro interní i externí audit.

Česká podpora

Za každým projektem stojí český tým s hlubokou znalostí lokální legislativy a firemní praxe. Od prvního demo po spuštění vás provede dedikovaný implementation manažer.

Kdo naše řešení již využívá?