Přejít na hlavní obsah
Případová studie

Koordinátoři stavebních zakázek ušetřili 6 hodin týdně a o nákladech vědí už během stavby

Stavební firma VNI realizuje interiéry obchodních center s vlastními pracovníky i subdodavateli. Zakázky se řídily přes WhatsApp a Excel, koordinátoři dohledávali informace po večerech a firma neměla přehled o skutečných nákladech. S Centeris propojila řízení zakázek, plánování směn, majetek, nákupy a firemní karty do jednoho systému dostupného i z mobilu na stavbě.
váš nový interiér logo
  • Klient
    Váš Nový Interiér s.r.o (VNI)
  • Obor
    Stavebnictví
  • Velikost firmy
    Do 30 zaměstnanců

18 h

týdně ušetří tři koordinátoři zakázek na popracovní administrativě

17.000 Kč

týdne ušetří firma díky eliminaci prostojů pracovníků.

100%

spárovanost nákladůa karetních transakcí se zakázkou.

6 měsíců

stačilo na pokrytí nákladů za digitalizaci procesu díky úsporám.
Výchozí stav

Zakázky v chatu a tabulkách

Váš Nový Interiér s.r.o. (VNI) na každé zakázce kombinuje vlastní pracovníky s řadou subdodavatelů a běžně vede více zakázek najednou, a to po celé České republice. VNI nás původně oslovila s jasným zadáním: nástroj pro plánování zakázek a párování nákupů placených firemní kartou ke konkrétním zákazníkům a projektům. Po prvních rozhovorech se ukázalo, že samotný nástroj problém nevyřeší. Chaos nevznikal kvůli chybějící aplikaci, ale kvůli tomu, že procesy kolem zakázek nebyly jednotně nastavené. Informace o zakázce byly rozeseté ve WhatsApp skupinách, excelových tabulkách a hlavách koordinátorů. Dokud firma vedla pár zakázek, šlo to. S každou další zakázkou běžící souběžně ale rostlo riziko, že se něco ztratí.
Petr Kalista
„Administrativu spojenou se zakázkou naši koordinátoři často řeší po večerech a informace dohledávají zpětně. Hlavním pracovním nástrojem je WhatsApp a Excel, jenže děláme více zakázek najednou a začíná to být nepřehledné. Často nemáme přehled o skutečných nákladech. Potřebujeme digitálně vést celou zakázku, zjednodušit operativu a mít přehled i v autě nebo přímo na stavbě.“
Petr Kalista, Jednatel
Problémy

Problémy, které stály čas i peníze

Finance

  • Nespárované karetní platby
    Firemní kartou nakupovalo několik pracovníků, nejen koordinátoři, a ne každý nákup patřil jedné zakázce. Účtenky se ztrácely v autě nebo v telefonu a k zakázce se platby přiřazovaly zpětně, pokud vůbec.
  • Žádný přehled o čerpání rozpočtu
    Firemní kartou nakupovalo několik pracovníků, nejen koordinátoři, a ne každý nákup patřil jedné zakázce. Účtenky se ztrácely v autě nebo v telefonu a k zakázce se platby přiřazovaly zpětně, pokud vůbec.
  • Nacenění bez datového základu
    Ceny zakázek vznikaly intuitivně, bez opory v historických datech. Nikdo nevěděl, které činnosti jsou skutečně ziskové a kde firma tiše prodělává.

Lidé a koordinace

  • Plánování přes WhatsApp a kapacitní konflikty
    Kdo jde zítra na kterou stavbu, se domlouvalo ve skupinách a soukromých zprávách. Stávalo se, že stejný pracovník byl naplánovaný na více míst najednou. Přetížení klíčových lidí zdržovalo zakázky a frustrovalo celý tým. Firma navíc často narážela na kapacitní limity a vytíženost subdodavatelů.
  • Chybějící materiál a prostoje na stavbě
    Čety přijely na místo a potřebné vybavení nebo materiál tam nebyl. Neexistoval způsob, jak před zahájením prací ověřit připravenost stavby, ani jasné pravidlo, kdo má co a kdy objednat a zajistit. Pracovníci placení od hodiny čekali a náklady se násobily počtem lidí na stavbě.
  • Administrativa po pracovní době
    Přes den byli koordinátoři v autě a na stavbách. Párování účtenek, výkazy a dohledávání podkladů tak řešili večer.
Postup

Nejdřív proces, pak software

  • 1
    Analýza, 1. až 2. týden

    Organizační struktura a role kolem zakázky

    Místo okamžitého nastavování aplikace jsme začali analýzou. S koordinátorem stavebních zakázek jsme prošli, kdo zakázku vede, kdo plánuje lidi, kdo schvaluje nákupy, kdo platí firemní kartou a kdo potřebuje jaké informace. Software, který jen převezme chaos z WhatsAppu, by firmě nepomohl.

  • 2
    Procesní mapa

    Rozbor zakázek z minulých měsíců a jednotná procesní mapa

    Prošli jsme dokončené zakázky a hledali společné body a parametry: typ zakázky, místo, termíny, tým, subdodavatelé, nářadí a vybavení, rozpočet a nákupy. Rozbor ukázal, jak pestré situace ve stavebnictví nastávají, od posunutých termínů přes souběh zakázek u stejných subdodavatelů až po nákupy na poslední chvíli. Výsledkem byla jednotná mapa života zakázky od přípravy po vyúčtování, která se stala zadáním pro nastavení Centeris.

  • 3
    Konfigurace, 3. až 6. týden

    Propojení pěti modulů podle procesní mapy

    Základem se stala karta zakázky v modulu Řízení projektů. Na ni jsme napojili Plánovač směn, ve kterém koordinátor plánuje vlastní lidi i kapacity subdodavatelů, a modul Majetek, ze kterého při plánování vybírá potřebné nářadí a vybavení. Finanční stranu zakázky pokrývá Správa objednávek a nákupů spolu se Správou firemních karet, takže každý nákup se propisuje do čerpání rozpočtu.

  • 4
    Pilot a školení, 7. týden

    Ověření na reálných zakázkách a zaškolení koordinátorů

    Řešení jsme vyzkoušeli na běžících zakázkách a zaškolili všechny tři koordinátory. Plán lidí, nákupy i vybavení si od té chvíle zapisují přímo z mobilu v autě nebo na stavbě, místo večerního přepisování do Excelu.

  • 5
    Ostrý provoz, od 8. týdne

    Všechny zakázky na jednom místě

    Sedm týdnů od první schůzky běží v Centeris všechny zakázky. Pracovníci vědí den předem, kde a s kým pracují, subdodavatelé dostávají rámcové plány s dostatečným předstihem a platby kartou se se zakázkou párují do 10 dnů.

  • 6
    Ladění po spuštění

    Rozdělení plateb mezi zakázky a předávání zakázek

    Provoz ukázal dvě věci, které žádná analýza předem nezachytí. Jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou, proto lze úhradu rozdělit do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou. A koordinátoři se během zakázky mění, proto jsme doplnili předání vlastnictví zakázky tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet.

Řešení

Hotové moduly s propojením na míru

Řešení stojí na pěti propojených modulech Centeris. Provoz na stavbách řídí Řízení projektů, Plánovač směn a Majetek, finanční stranu zakázky pokrývá Správa objednávek a nákupů spolu se Správou firemních karet.

Řízení projektů

Karta zakázky: termíny, tým, subdodavatelé, úkoly, dokumenty a rozpočet na jednom místě

Plánovač směn

Kdo, kdy a na které zakázce pracuje. Koordinátor plánuje vlastní lidi i kapacity subdodavatelů, i když subdodavatelé do systému přímo nezasahují. Kolize jsou vidět předem.

Správa objednávek a nákupů

Objednávky materiálu a služeb se schválením, každý nákup navázaný na zakázku, její rozpočet a termín. Je jasné, kdo co objednává a do kdy to musí být na stavbě

Firemní karty

Kartou nakupuje několik pracovníků a jedna platba často pokryje víc zakázek. Úhradu jde rozdělit do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.

Majetek

Inventář nářadí a vybavení. Při plánování zakázky koordinátor vybírá, co bude na stavbě potřeba.
Nasazení

Co ukázal ostrý provoz

Celé nasazení trvalo 7 týdnů od první schůzky po ostrý provoz. V prních dnes se ukázalo několik dalších potřeb, které vznikali spolu s používáním systému a nových návyků koordinátorů.

Rozdělení karetních plateb mezi zakázky

Zjištění: Provoz ukázal, že jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou. Doplnili jsme proto možnost rozdělit úhradu do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.
Řešení: Provoz ukázal, že jedna transakce kartou často patří k více zakázkám, například když řidič nakoupí materiál pro dvě stavby najednou. Doplnili jsme proto možnost rozdělit úhradu do více zakázek poměrem nebo přesnou částkou.

Vlastnictví a práva k zakázkám.

Zjištění: Koordinátoři se během zakázky mění. Někdo jde na dovolenou, jiný převezme zakázku kvůli souběhu nebo kapacitám. Doplnili jsme proto možnost předat vlastnictví zakázky a upravili práva tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet. Zakázka tak nestojí na jednom člověku.
Řešení: Koordinátoři se během zakázky mění. Někdo jde na dovolenou, jiný převezme zakázku kvůli souběhu nebo kapacitám. Doplnili jsme proto možnost předat vlastnictví zakázky a upravili práva tak, aby nový koordinátor hned viděl celou historii, plán lidí i rozpočet. Zakázka tak nestojí na jednom člověku.
Vyhodnocení

Srovnání stavu před a po nasazení Centerisu

OblastPřed CenterisS Centeris
Karetní platbyNespárované se zakázkou, účtenky od několika lidí dohledávané zpětně.Platba spárovaná se zakázkou do 10 dnů, i když pokryje víc zakázek.
Čerpání rozpočtuBez přehledu, náklady známé až po dokončení.Plán vs. skutečnost vidět průběžně během stavby.
Nacenění zakázekOdhadem, bez historických dat.Skutečné náklady z dokončených zakázek jako podklad pro další nabídky.
Plánování pracovníkůDomlouvání přes WhatsApp, lidé naplánovaní na více míst najednou.Plánovač směn s kapacitami vlastních lidí i subdodavatelů, kolize vidět předem.
SubdodavateléPoptávky na poslední chvíli, narážení na jejich vytíženost.Rámcové plány zakázek s dostatečným předstihem.
Nářadí a materiálChybějící vybavení se zjistilo až na místě.Nářadí a vybavení vybrané z inventáře majetku už při plánování zakázky.
Ráno na stavběPlacené čekání, náklady násobené počtem lidí na stavbě.Každý ví den předem, kde a s kým pracuje. Úspora zhruba 20 000 Kč týdně.
AdministrativaVečery nad účtenkami, výkazy a podklady.Zápis z mobilu na stavbě, o 6 hodin týdně méně na koordinátora.
Změna koordinátoraPředání přes telefon a zprávy.Předání vlastnictví zakázky včetně celé historie.
CelkověZtráta informací, času i peněz.Jedno místo pro celou zakázku a data pro řízení firmy.
Výsledky

Managerské shrnutí výsledků implementace

Méně večerní administrativy

Každý koordinátor ušetří 6 hodin týdně. Méně dohledávání, přepisování a telefonování, podklady vznikají průběžně přímo na stavbě.

Spokojení subdodavatelé

Rámcové plány zakázek dostávají s dostatečným předstihem. Firma tak méně naráží na jejich vytíženost a kapacitní limity.

Zakázka nestojí na jednom člověku

Předání mezi koordinátory proběhne bez ztráty informací.

Spokojení subdodavatelé

Rámcové plány zakázek dostávají s dostatečným předstihem. Firma tak méně naráží na jejich vytíženost a kapacitní limity.

Data pro lepší nacenění

Firma vidí skutečné náklady po zakázkách a může z nich vycházet při dalších nabídkách.

Řešíte podobnou situaci?

Pokud vaše zakázky běží přes chat a tabulky, začněte stejně jako VNI. Na bezplatném auditu procesů společně zmapujeme, jak zakázky řídíte dnes, a do 14 dní dostanete plán digitalizace.
Domluvte si schůzku a zjistěte si možnosti řešení pro vaši firmu.
konzultace zdarma
Jan Pavlík
konzultant a specialista na digitalizaci

Invalid Input
Invalid Input
Vyplňte platný email.
Invalid Input
Invalid Input
Invalid Input
Prosím zaškrtněte souhlas se zpracováním osobních údajů.

420739094069 Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.